Der bürokratische Aufwand ist für Ärzte heute eine der größten Herausforderungen bei der Führung ihrer Praxen - besonders das komplexe Finanzmanagement sorgt oft für Kopfzerbrechen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen hilfreiche Einblicke und Lösungsansätze bieten, um den Abrechnungsprozess in Ihrer Arztpraxis zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Welche Möglichkeiten der Abrechnung gibt es für eine Arztpraxis?
Die Möglichkeiten der finanziellen Abrechnung von Patienten sind vielfältig und teilweise unverständlich. Daher fassen wir hier kurz und knapp die gängigsten Abrechnungsmodelle für Sie zusammen:
Option 1: Internes Honorarmanagement
In vielen Arztpraxen wird die Abrechnung von medizinischem Fachpersonal übernommen. Bei dieser Methode obliegt es der Praxis, sämtliche Abrechnungsaufgaben eigenständig zu erledigen – angefangen von der Rechnungsstellung über das Mahnwesen bis hin zum Inkasso. Häufig fehlt es in Praxen jedoch an speziell angestelltem Personal, das sich ausschließlich dieser Aufgabe widmet. Daher übernehme Medizinische Fachangestellte (MFAs), Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFAs) oder Praxis-Managerinnen zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben wie der Patientenbetreuung, Laboruntersuchungen und Assistenz bei Behandlungen auch die Verantwortung für die Abrechnungsaufgaben.
Option 2: Vorfinanzierung durch Abrechnungsstelle
Wenn Sie sich nicht selbst um Ihre Abrechnung kümmern können oder Ihr Praxispersonal bereits voll ausgelastet ist, besteht die Möglichkeit, Ihre Abrechnung auszulagern. Dies kann beispielsweise durch Abrechnungsdienstleister erfolgen, denen Sie Ihre Forderungen verkaufen können. In diesem Fall übermitteln Sie die Rechnungen Ihrer Patienten an den Abrechnungsdienstleister, der Ihnen den Rechnungsbetrag sofort auszahlt, abzüglich einer Gebühr. Ihr Patient begleicht die Rechnung erst nach Ablauf des regulären Zahlungsziels, üblicherweise nach 30 Tagen.
Echtes und unechtes Factoring
Bei dieser externen Abrechnungsform wird grundsätzlich zwischen echtem und unechtem Factoring unterschieden.
Beim echten Factoring übernimmt der Dienstleister für Sie das Risiko des Zahlungsausfalls. Beispiel: Bezahlt Ihr Patient die Rechnung nach Ablauf des Zahlungsziels nicht, ist das nicht Ihr Problem. Schließlich „besitzt“ der Fakturierer die Rechnung und muss sich nun selbst um die Beitreibung der offenen Summe kümmern.
Beim unechten Factoring wird Ihnen ebenfalls sofort die Rechnungssumme ausgezahlt. Bezahlt Ihr Patient nach Ablauf der Zahlungsfrist jedoch nicht, kann der Abrechnungsdienstleister die bereits an Sie ausgezahlte Rechnungssumme zurückfordern. Das Risiko des Zahlungsausfalls beim unechten Factoring liegt also bei Ihnen.
Stilles Factoring und offenes Factoring
Zusätzlich gibt es bei der Vorfinanzierung durch eine Abrechnungsstelle einen Unterschied zwischen stillem und offenem Factoring.
Beim stillen Factoring erfährt Ihr Patient nicht, dass Sie die Rechnung an einen Dienstleister verkauft haben. In der Regel ist das stille Factoring teurer als das offene, weil der Dienstleister keine Bonitätsprüfung des Patienten vornehmen kann.
Beim offenen Factoring erfährt Ihr Patient, dass Sie die Rechnung an einen Dienstleister abgetreten haben. Er bekommt eine Rechnung von einer Factoring-Firma und nicht von Ihrer Praxis. Das offene Factoring ist die meistgenutzte Form der externen Abrechnung in deutschen Arztpraxen.
Welche Art der Abrechnung soll ich in meiner Arztpraxis nutzen?
Welche Abrechnungsmethode für Sie die beste ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Es kommt vielmehr darauf an, auf welche Aspekte Sie am meisten Wert legen: Wie viel Zeit möchten Sie einsparen? Und wie viel Risiko möchten Sie abgeben? Um Ihnen die Wahl etwas zu erleichtern, hat Nelly für Sie die Vor- und Nachteile der internen und externen Abrechnung zusammengefasst:
Vor- und Nachteile der internen Abrechnung
Bei der internen Abrechnung ist es von Vorteil, dass Ihre Patienten nach der Behandlung nahtlos weiter direkt von Ihnen bzw. von Ihrem Praxispersonal betreut werden. Ihre Arzt-Patienten-Beziehung kann so nachhaltig gestärkt werden. Außerdem ist der Ansprechpartner bei eventuellen Fragen zu einer Rechnung weiterhin eine ihnen persönlich bekannte Person.
Ein großer Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass Ihre MFAs und ZFAs viel Zeit mit der Abrechnung verbringen. Zusätzlich müssen sie eventuell Weiter- und Fortbildungsangebote für die Abrechnung wahrnehmen. Das kann das ohnehin hohe Arbeitspensum und Stresslevel Ihres Praxispersonals weiter erhöhen.
Vor- und Nachteile der externen Abrechnung
Die Zeitersparnis für Ihr Personal ist ein großer Vorteil der externen Abrechnung. Ihre MFA oder ZFA muss die Abrechnung nicht selbst erledigen und braucht dafür auch keine spezielle Ausbildung. Zusätzlich können Sie das Risiko des Zahlungsausfalls beim echten Factoring abgeben und sind sofort liquide - und das sogar ohne auf den Zahlungseingang des Patienten zu warten.
Doch auch bei dieser Abrechnungsmethode gibt es Nachteile: Zum Beispiel kann das offene Factoring beim Patienten für erste Verunsicherung sorgen. Schließlich bekommt er eine Rechnung von einer ihm unbekannten Firma. Zusätzlich erheben die Dienstleister teilweise schnell hohen Mahngebühren bis hin zum Inkasso. Wenn der Patient die Rechnung nicht rechtzeitig erhält, zum Beispiel aufgrund eines Umzugs, kann das schnell sehr teuer werden.
Zusätzlich gibt es datenschutzrechtlichen Hürden. Bedenken Sie, dass Sie Ihre Patienten um Zustimmung bitten müssen, um ihre Daten an den Factoringdienstleister zu übermitteln.
Die Lösung: Abrechnung und Factoring mit Nelly
Wir möchten Ihnen noch eine weitere Option vorstellen, die die genannten Vor- und Nachteile der Abrechnungsmethoden ausgleicht: Mit Nelly können Sie die Abrechnung und damit Zeit, Stress und Risiko auslagern, ohne auf die Vorteile der internen Abrechnung verzichten zu müssen. Denn Nelly bietet digitalen Rechnungsversand und Factoring mit kooperierenden Banken als Ihrem Vertragspartner an.
Wenn Sie Nelly in Ihrer Praxis nutzen, kennen Ihre Patienten den Namen bereits von der digitalen Anamnese und Dokumentenverwaltung. Dadurch sind Patienten nicht verunsichert, wenn sie von Nelly eine Rechnung bekommen. Sie müssen diese nicht mit Rechnungen von fremden Factoring-Firmen irritieren.
So funktioniert die Abrechnung mit Nelly
Mit Nelly können Sie Ihren Patienten ganz einfach digitale Rechnungen schicken, die diese per Lastschrift, Sofortüberweisung oder Kreditkarte bezahlen können. Die Rechnungen müssen nicht postalisch verschickt werden, was dem medizinischen Personal viel Zeit und manuellen Aufwand erspart. Das Zahlungsverfahren verläuft so einfach und selbsterklärend, dass keine Fort- oder Weiterbildung Ihres Praxispersonals nötig ist. Außerdem werden dadurch die Papier-, Porto- und Druckkosten Ihrer Arztpraxis gesenkt.
Nelly bietet dabei sowohl das echte als auch das unechte Factoring an. Außerdem ist Nelly der erste Anbieter in der DACH-Region, der das Factoring (nach einmaliger Nass-Unterschrift in der Praxis) komplett digital entwickeln kann. Interessiert? Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!
Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.
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