Aufgaben einer ZFA & Strategien für die optimale Entlastung

Was sind die Aufgaben einer ZFA? 

Zahnmedizinische Fachangestellte übernehmen in einer Zahnarztpraxis eine Vielzahl von Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf und die erfolgreiche Behandlung der Patienten essenziell sind. Ihre Tätigkeiten sind sowohl administrativer als auch medizinischer Natur und umfassen unter anderem die folgenden Bereiche:

1. Organisieren des Praxisbetriebs: Planung und Koordination von Behandlungsterminen, Sicherstellung der Nutzbarkeit von Räumen, Geräten und Instrumenten.
   
2. Assistenz bei Untersuchungen und Behandlungen: Unterstützung des Zahnarztes während der Behandlungen; je nach Zusatzqualifikation können ZFAs erweiterte Aufgaben wie Prophylaxe, prothetische und kieferorthopädische Assistenz übernehmen.
   
3. Vorbereitung von Materialien: Auf Anweisung des Zahnarztes Füllungen und Abdruckmassen für Gebissabdrücke vorbereiten sowie Röntgenaufnahmen anfertigen.
   
4. Dokumentation: Erfassung und Dokumentation der Behandlungsabläufe und der erbrachten Leistungen für die Abrechnung.
   
5. Patientenbetreuung: Betreuung der Patienten vor, während und nach der Behandlung, Erklärungen zu vorbeugenden Maßnahmen und Anleitung zur Mundhygiene.
   
6. Verwaltung und Schriftverkehr: Bearbeitung des Schriftverkehrs mit Krankenkassen und Laboren, Kontrolle von Zahlungseingängen und Durchführung des betrieblichen Mahnwesens.

Was macht eine gute ZFA aus? Welche Fähigkeiten sind gefragt?

Eine erfolgreiche ZFA zeichnet sich durch eine Vielzahl von Fähigkeiten und Eigenschaften aus, die für den Praxisalltag unerlässlich sind. Hier sind einige der wichtigsten Kompetenzen, die eine gute ZFA mitbringen sollte:

1. Organisationstalent: Eine ZFA muss in der Lage sein, den Praxisbetrieb zu organisieren, Termine zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Materialien und Geräte verfügbar sind.
   
2. Aufmerksamkeit: Genaues Arbeiten und die Beachtung von Details sind in der Zahnmedizin entscheidend. Eine aufmerksame ZFA erkennt potenzielle Probleme frühzeitig und kann präzise auf die Anweisungen des Zahnarztes reagieren.
   
3. Empathie: Der Umgang mit Patienten erfordert Einfühlungsvermögen und Verständnis. Eine empathische ZFA kann Patienten beruhigen und ihnen die Behandlung angenehmer gestalten.
   
4. Verantwortungsbewusstsein: Eine ZFA trägt eine große Verantwortung für die Gesundheit und das Wohlbefinden der Patienten. Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit sind daher unerlässliche Eigenschaften.
   
5. Geschicklichkeit: Im Umgang mit zahnmedizinischen Instrumenten und Materialien ist präzises und geschicktes Arbeiten erforderlich. Eine ruhige Hand und feine Motorik sind hierbei wichtig.
   
6. Flexibilität: Der Praxisalltag kann unvorhersehbare Herausforderungen mit sich bringen. Eine gute ZFA sollte flexibel und in der Lage sein, sich schnell auf neue Situationen einzustellen.
   
7. Keine Berührungsängste: Die Arbeit in der Zahnarztpraxis erfordert den direkten Umgang mit Patienten und deren Mundraum. Eine gute ZFA sollte keine Berührungsängste haben und sich sicher im Umgang mit Menschen fühlen.
   
8. Diskretion: Vertrauliche Informationen der Patienten müssen geschützt werden. Diskretion und die Fähigkeit, sensible Daten sicher zu behandeln, sind daher essenziell.
   
9. Zehnfingersystem: Eine gute Beherrschung des Zehnfingersystems ermöglicht schnelles und effizientes Arbeiten am Computer, was besonders bei der Dokumentation und Abrechnung von Vorteil ist.

Natürlich sollten angehende ZFAs, bereits angestellte ZFAs oder auch Zahnärzte nicht vergessen: Die hier beschriebenen Punkte sind das Optimum. Aber niemand startet perfekt und niemand ist fehlerfrei. Deshalb sollten Sie Raum für Wachstum und Optimierungspotenzial zugestehen können. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn es bei einem oder mehreren dieser Aspekte noch hapert.

Digitale Neuerungen im Bereich der Zahnmedizin für ZFAs und Zahnärzte

Die Digitalisierung hat auch in der Zahnmedizin Einzug gehalten und bringt zahlreiche Neuerungen mit sich. Diese können die Effizienz von Zahnarztpraxen sichtlich steigern, während sie gleichzeitig die ZFAs entlasten:

• Falls Sie eine ZFA sind, weisen Sie gerne den Zahnarzt Ihrer Praxis auf diese Möglichkeiten hin. 
• Falls Sie diesen Text als Zahnarzt lesen, reflektieren Sie darüber, welche dieser folgenden Elemente zur Praxisoptimierung in Frage kommen könnten. 

Während wir in diesem Kapitel die allgemeinen Möglichkeiten aufzeigen, betrachten wir im nächsten Abschnitt Optimierungen in ganz konkreten Arbeitsabläufen und Prozessen. Beginnen wir mit den allgemeinen Möglichkeiten der Praxisoptimierung:

1. Praxismanagement-Software: Moderne Praxismanagement-Softwarelösungen ermöglichen eine effiziente Terminplanung und Patientenverwaltung. Diese Systeme sind benutzerfreundlich und helfen ZFAs, administrative Aufgaben schneller und fehlerfrei zu erledigen.
   
2. Digitale Patientenakten: Der Wechsel von papierbasierten zu digitalen Patientenakten erleichtert die Dokumentation und den Zugriff auf Patientendaten. ZFAs können schneller und präziser Informationen erfassen und abrufen, was den Behandlungsprozess optimiert.
   
3. Patientenkommunikation: Tools für die digitale Kommunikation, wie E-Mail-Reminder und SMS-Benachrichtigungen, verbessern die Patientenbetreuung. ZFAs können diese Tools nutzen, um Termine zu bestätigen, Erinnerungen zu senden und Patienteninformationen bereitzustellen. Solche Follow-ups und Erinnerungen, z.B. zur Unterzeichnung von Dokumenten, können übrigens mit Nelly ganz bequem per SMS an Patienten versendet werden. Auch weitere Prozesse wie Rechnungen und das Forderungsmanagement können mit Nelly digitalisiert werden.
   
4. Telemedizin: In Zeiten der Telemedizin können ZFAs die Vor- und Nachbereitung von Online-Konsultationen unterstützen. Sie helfen bei der Organisation von virtuellen Terminen und der Kommunikation mit Patienten über digitale Plattformen.
   
5. Röntgendiagnostik: Digitale Röntgengeräte und bildgebende Verfahren bieten eine schnellere und genauere Diagnose. ZFAs können diese Technologien bedienen, um Röntgenaufnahmen effizienter zu erstellen und zu verwalten.
   
6. Digitale Abdrücke und 3D-Druck: Die Verwendung von intraoralen Scannern zur Erstellung digitaler Gebissabdrücke ersetzt herkömmliche Abformtechniken. 3D-Drucktechnologien ermöglichen die schnelle Herstellung von Modellen, Schienen und anderen dentalen Geräten.
   
7. Cloud-Computing: Die Speicherung von Daten in der Cloud ermöglicht den sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Informationen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit im Praxisteam und verbessert die Datenverwaltung.

Diese digitalen Neuerungen können den Arbeitsalltag von ZFAs erheblich vereinfachen, die Effizienz steigern und die Qualität der Patientenbetreuung verbessern. Indem sie sich mit diesen Technologien vertraut machen, können ZFAs ihren Beitrag zu einer modernen und zukunftsorientierten Zahnarztpraxis leisten.

Wie Sie bereits gesehen haben: Es gibt weitreichende Möglichkeiten, die Praxis digital zu optimieren und damit den Aufwand des Praxispersonals zu verringern. Beispielsweise können Sie Ihre Patienten ihre Anamnese mit Nelly schon von zu Hause ausfüllen lassen.

6 Praktische Tipps, wie Sie Ihre ZFAs entlasten & Prozesse effizienter gestalten

1. Delegation von Aufgaben

Routineaufgaben wie Abrechnung und Bestellwesen können teilweise an spezialisierte Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegiert werden. Dies entlastet die ZFA und gibt ihr mehr Zeit für patientenbezogene Tätigkeiten. ZFAs mit Zusatzqualifikationen können spezielle Aufgaben übernehmen, wodurch der Zahnarzt entlastet wird und sich auf komplexere Behandlungen konzentrieren kann. Eine klare Aufgabenverteilung trägt zur besseren Organisation und Effizienz bei. Die Abrechnung kann generell natürlich auch an die ZFA abgegeben werden. Durch Anbieter wie Nelly lässt sich dieser Prozess digitalisieren und ist dadurch einfach und unkompliziert für ZFAs zu handhaben.   

2. Optimierung von Arbeitsabläufen 

Die Einführung standardisierter Abläufe für wiederkehrende Aufgaben kann die Effizienz in der Praxis erheblich steigern. Durch die Nutzung von Checklisten für die Vorbereitung von Behandlungsräumen und Instrumenten wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird und die Vorbereitungen schneller abgeschlossen sind. Diese Standardisierung reduziert Fehler und sorgt für einen reibungsloseren Arbeitsablauf.

3. Fortbildung und Schulung

Regelmäßige Schulungen und kontinuierliche Weiterbildung der ZFAs verbessern deren Fähigkeiten und Wissen, was zu einer höheren Effizienz führt. Insbesondere Schulungen zur Nutzung neuer Geräte und Software können den Einsatz digitaler Lösungen optimieren. Gut ausgebildete ZFAs sind besser in der Lage, ihre Aufgaben eigenständig und kompetent zu erledigen, was die Praxis insgesamt entlastet.

4. Patientenkommunikation 

Die Implementierung von automatisierten Erinnerungssystemen, wie SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen, kann die Zahl der Terminausfälle reduzieren. Dies hilft, den Praxisbetrieb besser zu planen und Ressourcen effizienter zu nutzen. Zudem kann die Bereitstellung von Informationsmaterial zur Patientenaufklärung viele Fragen im Vorfeld klären und den Bedarf an Nacharbeiten verringern. Eine gut informierte Patientenkommunikation trägt zur reibungsloseren Abwicklung von Terminen bei.

5. Ergonomische Arbeitsumgebung

Eine ergonomische Arbeitsumgebung mit gut organisierten Arbeitsplätzen und passenden Möbeln reduziert die körperliche Belastung der ZFAs und erhöht deren Produktivität. Auch regelmäßige Pausen und Erholungsphasen sind wichtig, um die Leistungsfähigkeit und Motivation des Personals zu erhalten. 

6. Effektive Kommunikation im Team

Regelmäßige Teambesprechungen fördern den Austausch und die Koordination im Team. Eine transparente und klar definierte Aufgabenverteilung sorgt für reibungslose Abläufe und minimiert Missverständnisse. Eine gute Kommunikation im Team ist entscheidend für die effiziente Zusammenarbeit und den Erfolg der Praxis.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zahnmedizinische Fachangestellte eine zentrale Rolle in der Zahnarztpraxis spielen und durch eine Vielzahl von Aufgaben den Praxisalltag reibungslos gestalten. Durch den Einsatz moderner Technologien und eine effiziente Organisation können sowohl ZFAs als auch Zahnärzte entlastet werden, was zu einer besseren Patientenversorgung führt. 

Regelmäßige Schulungen und der Einsatz digitaler Lösungen wie elektronische Patientenakten und automatisierte Erinnerungssysteme tragen dazu bei, die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Anbieter wie Nelly können Sie dabei unterstützen, Ihre Praxis zu digitalisieren und somit ihre Praxisabläufe effizienter zu gestalten. Möchten Sie herausfinden, wo in Ihrer Praxis Optimierungsbedarf besteht? Kontaktieren Sie uns gerne hier.

Häufig gestellte Fragen

Ist ZFA ein stressiger Beruf? 

Ja, der Beruf der ZFA kann stressig sein. Hohe Arbeitsbelastung, viele gleichzeitige Aufgaben und der Umgang mit Patienten können Stress verursachen. Allerdings lässt sich der Stress durch bessere Planung und den Einsatz digitaler Lösungen, wie Praxismanagement-Software und digitale Patientenakten, deutlich reduzieren. Diese Tools helfen dabei, den Praxisalltag effizienter zu gestalten und die Arbeitsbelastung zu verringern.

Was muss man als ZFA können?

Als Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) benötigt man eine Vielzahl von Fähigkeiten und Kompetenzen, um den Praxisalltag erfolgreich zu meistern. Zu den wichtigsten gehören:

• Geschicklichkeit
• Organisationstalent
• Aufmerksamkeit
• Empathie
• Flexibilität
• Verantwortungsbewusstsein

Wie viel verdient man als ZFA?

Das Gehalt einer Zahnmedizinischen Fachangestellten ZFA kann je nach Berufserfahrung, Standort, Arzt der Praxis und Zusatzqualifikationen variieren. Im Durchschnitt kann man ungefähr folgende Gehaltsspannen erwarten:

• Berufseinsteiger: ca. 1.800 bis 2.200 Euro brutto pro Monat
• Mit Berufserfahrung: ca. 2.200 bis 2.800 Euro brutto pro Monat
• Mit Zusatzqualifikationen: bis zu 3.200 Euro brutto pro Monat oder mehr

Welchen Abschluss braucht man für ZFA?

Um eine Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) zu beginnen, wird in der Regel ein Hauptschulabschluss oder ein mittlerer Bildungsabschluss (Realschulabschluss) vorausgesetzt. Einige Praxen bevorzugen Bewerber mit einem höheren Schulabschluss, wie dem Abitur, aber es ist keine zwingende Voraussetzung. Wichtig sind zudem Interesse an medizinischen Themen, handwerkliches Geschick und gute kommunikative Fähigkeiten.

Was sind die Aufgaben einer ZFA Azubi?

ZFA-Auszubildende übernehmen viele Aufgaben, die sie auch nach der Ausbildung ausführen. Sie unterstützen bei der Patientenbetreuung, assistieren bei Behandlungen, bereiten Materialien vor, dokumentieren Behandlungsabläufe und helfen bei administrativen Aufgaben wie Terminplanung und Abrechnung. Sie lernen den Umgang mit zahnmedizinischen Geräten und die Einhaltung von Hygienestandards.

Wie lange dauert die Ausbildung einer ZFA? 

Die Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) dauert in der Regel drei Jahre. Während dieser Zeit durchlaufen die Auszubildenden sowohl praktische Phasen in Zahnarztpraxen als auch theoretische Unterrichtseinheiten in Berufsschulen.

Wie viel verdienen ZFAs während der Ausbildung?

Das Gehalt während der Ausbildung variiert je nach Region und Praxis, orientiert sich aber in etwa an den folgenden Werten:

• 1. Ausbildungsjahr: ca. 900 bis 1.000 Euro brutto pro Monat
• 2. Ausbildungsjahr: ca. 950 bis 1.050 Euro brutto pro Monat
• 3. Ausbildungsjahr: ca. 1.000 bis 1.150 Euro brutto pro Monat