Digitale Rechnungen: Für wen Pflicht? Alle Infos (2024)

Digitale Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile wie Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über digitale Rechnungen in den Bereichen Gesundheitswesen, Business to Business (B2B) und Business to Government (B2G). Wir sprechen über Vor- und Nachteile, ob sie gesetzlich verpflichtend sind und warum wir ihre Implementierung für zukunftsfähige Unternehmen als entscheidend erachten.

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung (auch: E-Rechnung oder elektronische Rechnung) ist ein Rechnungsdokument, das in einem elektronischen Format erstellt, versendet, empfangen und archiviert wird. Grundsätzlich erfüllt eine digitale Rechnung die folgenden Merkmale:

1. Elektronische Erstellung und Übermittlung: Die Rechnungsinformationen werden elektronisch erstellt und übermittelt, typischerweise über spezielle Software oder Plattformen.
   
2. Strukturierte Datenformate: Die Rechnungsinformationen sind in einem strukturierten Format gespeichert, das maschinenlesbar ist. Typische Formate können XML (Extensible Markup Language) oder andere standardisierte Formate wie UBL (Universal Business Language) sein.
   
3. Automatisierte Verarbeitung: Durch die Verwendung strukturierter Daten können digitale Rechnungen automatisch von Computersystemen empfangen, verarbeitet und in Buchhaltungssysteme integriert werden, was die manuelle Datenübertragung und Fehler reduziert.
   
4. Sicherheits- und Nachweisanforderungen: Digitale Rechnungen müssen die rechtlichen Anforderungen erfüllen, wie die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit, um für steuerliche Zwecke und als rechtlicher Beleg gültig zu sein.
   
5. Umweltaspekte: Im Vergleich zu Papierrechnungen reduzieren digitale Rechnungen den Papierverbrauch, minimieren Transportkosten und tragen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.

Digitale Rechnungen im Gesundheitswesen

In Deutschland gibt es keine spezifische gesetzliche Pflicht für die Verwendung digitaler Rechnungen im Gesundheitswesen. Die Entscheidung zur Nutzung digitaler Rechnungen im Gesundheitswesen obliegt daher den Einrichtungen und Unternehmen selbst.

Häufig werden Rechnungen in diesem Bereich noch auf herkömmliche Weise ausgestellt. Allerdings bietet die Einführung digitaler Rechnungen für Ärzte und Gesundheitseinrichtungen weitreichende Vorteile, weshalb mehr und mehr Praxen sich digitaler aufstellen. Hier die Vorteile von digitalen Rechnungen im Gesundheitswesen: 

1. Effizienzsteigerung: Durch die Digitalisierung von Rechnungen-Prozessen können Gesundheitseinrichtungen erhebliche Effizienzgewinne erzielen. Die automatisierte Verarbeitung und Weiterleitung von digitalen Rechnungen reduziert manuelle Arbeitsabläufe, minimiert Fehler und beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess.

2. Kostenersparnis: Der Einsatz digitaler Rechnungen ermöglicht eine Reduktion der Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung von Papierdokumenten. Zudem können Personalkosten durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen gesenkt werden.

3. Schnellere Abwicklung: Digital erstellte und versandte Rechnungen erreichen die Empfänger sofort, was zu verkürzten Durchlaufzeiten und einer schnelleren Bearbeitung führt. Dies ist besonders wichtig im Gesundheitswesen, wo zeitnahe Abrechnungen und Zahlungen eine Rolle spielen.

4. Verbesserte Datenqualität: Strukturierte digitale Rechnungsdaten sind weniger fehleranfällig und erleichtern die Integration in elektronische Abrechnungssysteme. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und erleichtert die Analyse von Abrechnungsdaten.

5. Rechtliche Vorgaben und Zukunftssicherheit: Obwohl es keine unmittelbare gesetzliche Verpflichtung gibt, digitale Rechnungen im Gesundheitswesen zu verwenden, bewegen sich viele Branchen hin zur Digitalisierung. Die zukünftige gesetzliche Entwicklung und Anpassungen könnten diese Praktiken unterstützen oder sogar erfordern.

Mit Anbietern wie Nelly können Sie Ihre Praxis digitalisieren, in allen Bereichen rund um die Themen digitale Abrechnung, digitale Patientenakten, Patientenverwaltungssysteme oder digitales Factoring.

Digitale Rechnungen für Unternehmen (B2B)

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Verwendung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend sein, wie im Wachstumschancengesetz festgelegt. Diese neue Regelung zielt darauf ab, die Effizienz und Kosteneffektivität in der Rechnungsabwicklung zu verbessern. 

Aber nicht nur das: Diese Entwicklung wurde mitunter auch von der Europäischen Kommission angestoßen, um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.

Anforderungen digitaler Rechnungen im B2B

Eine wesentliche Anforderung an elektronische Rechnungen ist die Verwendung strukturierter elektronischer Formate wie ZUGFeRD und XRechnung. Diese Formate gewährleisten nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch die Interoperabilität zwischen verschiedenen Rechnungssystemen und die automatische Verarbeitung der Rechnungsinhalte.

Um auch den rechtlichen Anforderungen zu genügen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen die umsatzsteuerlichen Vorgaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz erfüllen. Dazu gehören neben der Angabe aller erforderlichen Rechnungsbestandteile auch die Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungsinhalte sowie eine ordnungsgemäße Archivierung über einen definierten Zeitraum. 

Ebenfalls müssen digitale Rechnungen die Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berücksichtigen, die beim Austausch sensibler Rechnungsdaten eingehalten werden müssen.

Zusammenfassend empfehlen wir: Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten, indem sie ihre internen Prozesse und Systeme entsprechend anpassen. Softwarelösungen und Schulungen können dabei helfen, die Umstellung reibungslos zu gestalten und die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Digitale Rechnungen im Business to Government (B2G)

Im Bereich von öffentlichen Aufträgen zwischen Unternehmen und der Regierung (Business to Government) gilt in Deutschland bereits seit einigen Jahren, genauer gesagt seit 2020, die Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung. 

Seit diesem Zeitpunkt müssen Lieferanten und Dienstleister, die Geschäfte mit der Bundesverwaltung in Deutschland tätigen, elektronische Rechnungen einreichen. Diese Regelung gilt für alle Rechnungen über 1.000 Euro. In Deutschland wird der Standard „XRechnung“ für die elektronische Rechnungsstellung verwendet, welcher die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. 

Für die Einreichung elektronischer Rechnungen stehen Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und das Online-Portal für Rechnungen der Bundesregierung (OZG-RE) zur Verfügung. 

Es gibt einige Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, zum Beispiel bei sicherheitsrelevanten Aufträgen oder wenn der Auftraggeber ausdrücklich eine Rechnung in Papierform akzeptiert.

Wie Sie auf digitale Rechnungen umstellen können

Die Umstellung auf digitale Rechnungen kann Unternehmen und Einrichtungen erhebliche Vorteile bieten, das steht außer Frage. Hier sind nun einige Schritte, die Ihnen helfen, diesen Prozess erfolgreich zu gestalten:

1. Allgemeine Schritte zur Umstellung auf digitale Rechnungen:

1. Bestandsaufnahme und Analyse: Überprüfen Sie die aktuellen Rechnungsprozesse. Identifizieren Sie manuelle Schritte und bewerten Sie deren Effizienz und Genauigkeit.
   
2. Softwareauswahl: Wählen Sie eine Software, die elektronische Rechnungen gemäß der in Ihrer Branche Standards wie ZUGFeRD, XRechnung oder UBL unterstützt und Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.
   
3. Integration: Sorgen Sie für eine nahtlose Integration der Software in Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme, um automatische Verarbeitungen zu ermöglichen.
   
4. Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Software und der geänderten Prozesse, damit sie die Vorteile und Anforderungen verstehen.
   
5. Rechtliche Anforderungen: Stellen Sie sicher, dass die elektronischen Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen und die DSGVO erfüllen. Bewahren Sie die Rechnungen ordnungsgemäß auf.
   
6. Kommunikation: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung und stellen Sie sicher, dass sie ebenfalls elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
   
7. Pilotphase und Optimierung: Testen Sie die neuen Prozesse in einer Pilotphase und sammeln Sie Feedback für mögliche Anpassungen. Überwachen Sie die neuen Prozesse kontinuierlich und nutzen Sie die Daten zur Optimierung.

Umstellung auf digitale Rechnungen für Ärzte

Mit einem passenden Anbieter wie Nelly können Sie die Umstellung auf digitale Rechnungen mühelos und effizient umsetzen lassen. Sie brauchen sich um nichts zu kümmern. Wenn Sie noch weiteren Stress sparen möchten, können Sie ebenfalls das Forderungsmanagement von Nelly übernehmen lassen und sind nicht mehr für das Eintreiben von offenen Rechnungen zuständig. 

Umstellung auf digitale Rechnungen für Unternehmen (B2B):

1. Einhaltung der neuen Regelungen: Ab dem 1. Januar 2025 wird die Verwendung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme rechtzeitig angepasst sind, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
   
2. Verwendung standardisierter Formate: Nutzen Sie strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, um die Interoperabilität und automatische Verarbeitung der Rechnungsinhalte zu gewährleisten.
   
3. Compliance mit Umsatzsteueranforderungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen alle umsatzsteuerlichen Vorgaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz erfüllen und ordnungsgemäß archiviert werden.

Umstellung auf digitale Rechnungen im öffentlichen Sektor (B2G)

Die Umstellung sollte hier bereits geschehen sein, da digitale Rechnungen im B2G-Bereich bereits seit 2020 gesetzlich verpflichtend sind. Für diejenigen, die aber dennoch Informationen zur Umstellung benötigen: 

1. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den Standard „XRechnung“ und die europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
   
2. Nutzung zentraler Plattformen: Reichen Sie Ihre Rechnungen über Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder das Online-Portal für Rechnungen der Bundesregierung (OZG-RE) ein.
   
3. Beachtung von Ausnahmen: Informieren Sie sich über mögliche Ausnahmen, z.B. bei sicherheitsrelevanten Aufträgen oder wenn der Auftraggeber ausdrücklich eine Papierrechnung akzeptiert.

Fazit 

Die Bedeutung digitaler Rechnungen wächst sowohl im Gesundheitswesen als auch im allgemeinen Geschäftsverkehr kontinuierlich. Sie bieten erhebliche Vorteile wie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und tragen zur Umweltfreundlichkeit bei. 

Während im B2B-Bereich ab 2025 eine Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen besteht, ist dies im Gesundheitswesen noch keine gesetzliche Pflicht, bietet jedoch zahlreiche Vorteile. Falls Sie ein Praxisinhaber sind, können Anbieter wie Nelly jegliche Prozesse rund um digitale Rechnungen einrichten.

Die Umstellung auf digitale Rechnungen erfordert sorgfältige Planung, Auswahl der richtigen Softwarelösungen und Schulung der Mitarbeiter. Unternehmen und Einrichtungen, die rechtzeitig auf diese Veränderungen reagieren, können von verbesserten Prozessen und Compliance mit gesetzlichen Vorgaben profitieren. 

Häufige Fragen

Digitale Rechnungen aufbewahren? 

Digitale Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. In Deutschland gelten hierfür die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Vorschriften legen fest, dass digitale Rechnungen so aufbewahrt werden müssen, dass sie jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Dabei müssen die Integrität, Authentizität und Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sein.

Sind digitale Rechnungen gültig? 

Ja, digitale Rechnungen sind in Deutschland vollständig gültig, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören insbesondere die Einhaltung der Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Ist eine Papierrechnung Pflicht? 

Nein, in Deutschland besteht keine generelle Pflicht zur Ausstellung von Papierrechnungen. Unternehmen können Rechnungen auch in elektronischer Form ausstellen, solange beide Parteien damit einverstanden sind und die gesetzlichen Anforderungen (z.B. GoBD) erfüllt werden.

Habe ich Recht auf eine Rechnung in Papierform? 

Ja, grundsätzlich haben Sie als Empfänger einer Leistung oder Ware das Recht, eine Rechnung in Papierform zu verlangen. Dies ist jedoch abhängig von der Vereinbarung zwischen dir und dem Rechnungssteller. In Deutschland gibt es keine gesetzliche Pflicht für Ärzte oder Unternehmen, Rechnungen in Papierform auszustellen, wenn beide Parteien der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen.