Factoring für Zahnärzte: Schnelle Liquidität ohne Risiko

Was ist Factoring & wie funktioniert es?

Factoring ist ein Finanzierungsinstrument, bei dem ein Unternehmen (in diesem Fall die Zahnarztpraxis) seine Forderungen gegenüber Kunden (Patienten) an ein spezialisiertes Finanzunternehmen (den Factor) verkauft. 

Beim Factoring zahlt das Factoring-Unternehmen der Zahnarztpraxis sofort einen Großteil des Wertes der Forderungen aus, in der Regel zwischen 70% und 90%. Der Restbetrag wird abzüglich einer Gebühr ausgezahlt, sobald die Kunden ihre Rechnungen begleichen. 

‍Das bedeutet: Zahnarztpraxen müssen sich im Forderungsmanagement um nichts kümmern und bekommen den Großteil der Rechnung ihrer Patienten sofort nach Rechnungsstellung auf ihr Konto überwiesen.

Für welche Zahnärzte lohnt sich Factoring? 

Factoring kann für eine Vielzahl von Zahnärzten von Vorteil sein, insbesondere für solche, die: 

1. Mit Zahlungsverzögerungen zu kämpfen haben: Wenn die Zahnarztpraxis regelmäßig auf Zahlungen von Patienten oder Versicherungen warten muss, um ihre Liquidität aufrechtzuerhalten, kann Factoring helfen, diesen Engpass zu überwinden.
   
2. Ein starkes Wachstum anstreben: Zahnärzte, die ihre Praxis erweitern möchten und zusätzliche finanzielle Mittel benötigen, um Investitionen zu tätigen oder neue Ausrüstung anzuschaffen, können von Factoring profitieren, indem sie sofortigen Zugang zu ihren Forderungen erhalten.
   
3. Ihre Verwaltungsaufgaben reduzieren möchten: Durch die Auslagerung des Forderungsmanagements an den Factor können Zahnärzte ihren Verwaltungsaufwand verringern und sich stärker auf ihre klinischen Aufgaben konzentrieren. Auch die medizinischen Fachangestellten haben mehr Zeit und Fokus für ihre primären Aufgaben, was zu einer effizienten Praxisabwicklung führt.
   
4. Sich vor Zahlungsausfällen schützen wollen: Factoring kann Zahnärzten helfen, sich vor Zahlungsausfällen zu schützen, indem das Ausfallrisiko auf den Factor übertragen wird.
   
5. Ihren Patienten Ratenzahlung anbieten wollen: Zahnarztpraxen können Ihren Patienten ohne Bauchschmerzen Ratenzahlungen anbieten, was der Patientenbindung dient.

Was kostet Factoring für Zahnärzte? 

Jeder Factoring-Vorgang unterliegt einer umsatzabhängigen Factoring-Gebühr, die üblicherweise zwischen 1,5 % und 3 % liegt. Diese Gebühr amortisiert sich für Zahnärzte aufgrund der Entlastung des Personals und der gesteigerten Effizienz schnell.

Die genaue Höhe variiert je nach Anbieter und kann beispielsweise von einem vereinbarten Mindestauftragsvolumen abhängen. Zusätzlich können optionale Zusatzleistungen weitere Gebühren verursachen. Dazu gehören: 

1. Abwicklungsgebühr: Diese deckt den Einzug und die Abwicklung der Forderungen sowie das Monitoring der Zahlungseingänge und gegebenenfalls den Mahnversand ab. Die Factoring-Anbieter haben aufgrund von Porto- und Briefkosten oft einen Mindestausbuchungsbetrag, den es bei digitalen Factoring-Anbietern nicht gibt.
   
2. Bonitätsprüfung: Eine Bonitätsprüfung schützt sowohl Sie als auch den Factor vor Zahlungsausfällen, kann jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

Gibt es auch Nachteile? 

Das Factoring hat im Grunde genommen kaum nennenswerte Nachteile, außer, dass es natürlich nicht kostenlos ist. Ein weiterer potenzieller Nachteil kann sein, dass einige Factoring-Angebote bestimmten Bedingungen oder Einschränkungen unterliegen, welche die Flexibilität der Zahnarztpraxis beeinträchtigen könnte.

Was sollten Zahnärzte bei Factoring-Anbietern beachten? 

1. Kostenstruktur verstehen

Achten Sie darauf, alle Kostenbestandteile zu verstehen. Einige Anbieter versuchen kleine und zunächst “unauffällige” Kostenposten zu verstecken, die später unerwartet auftauchen. Um dies zu vermeiden, lesen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig durch und fragen bei Bedarf nochmal nach. 

2. Auf den medizinischen Sektor spezialisiert 

Das Factoring-Unternehmen sollte im besten Fall auf den medizinischen Bereich spezialisiert sein, um die besonderen Anforderungen und Sensibilitäten dieses Sektors zu berücksichtigen. Durch diese Spezialisierung wird sichergestellt, dass alle Datenschutzbestimmungen und Vorschriften im medizinischen Bereich eingehalten werden. 

Einverständniserklärungen, Bonitätsanfragen und andere relevante Dokumente werden automatisch in der Patientenakte dokumentiert, um die Verwaltung zu erleichtern und die Sicherheit sensibler medizinischer Daten zu gewährleisten. 

Wie sieht es mit digitaler Rechnungsstellung aus?

Nelly ist derzeitig der einzige digitale Factoring-Anbieter, der mit kooperierenden Banken als Ihrem Vertragspartner somit auch eine digitale Übermittlung von Abrechnungen und Rechnungen ermöglicht. Diese erfolgt verschlüsselt auf sichere Weise, wodurch die Effizienz gesteigert und die Vertraulichkeit der Patientendaten gewahrt wird. 

2. Integrierte Schnittstelle mit dem PVS 

Eine intelligente Schnittstelle zwischen der Praxisverwaltungssoftware (PVS) und dem Factoring-Unternehmen ist entscheidend. Diese Schnittstelle ermöglicht es, Einverständniserklärungen und Bonitätsanfragen automatisch in der Patientenakte zu dokumentieren, was den Verwaltungsaufwand reduziert und die Prozesse effizienter macht. 

Zudem ermöglicht sie die digitale Übermittlung von Abrechnungen und Rechnungen, was Zeit spart und Fehler minimiert. Diese letzte Funktion kann, wie bereits erwähnt, aktuell nur von Nelly als einziger digitaler Factoring-Anbieter für Ärzte umgesetzt werden. 

3. Datenschutzaspekte

Patienten müssen über die Weitergabe ihrer Daten an das Factoring-Unternehmen informiert werden und müssen dieser Weitergabe zustimmen. Dafür wird eine rechtlich gültige Einwilligungserklärung benötigt, die von den Patienten unterzeichnet werden muss. 

Factoring-Unternehmen stellen in der Regel entsprechende Formulare bereit, die den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen und von den Patienten ausgefüllt werden müssen.

Ablauf: So läuft Factoring im Praxisalltag ab

Die hier enthaltenen Informationen lassen sich zwar aus dem bisherigen Artikel ableiten, doch möchten wir sie hier dennoch nochmal der Übersicht halber zusammenfassend darstellen.

Im Alltag einer Zahnarztpraxis gestaltet sich der Ablauf des Factorings folgendermaßen: Der Finanzierer übernimmt das Debitoren-Management und kümmert sich um den Einzug der Forderungen. Das bedeutet, dass die Patienten ihre Rechnungen direkt vom Factoring-Unternehmen erhalten und die entsprechende Summe auf das Konto dieses Unternehmens überweisen. Vor diesem Prozess unterzeichnen die Patienten in der Praxis ein Dokument, das die Weiterleitung ihrer Abrechnungsinformationen an den Abrechnungsdienstleister regelt.

Wichtig zu beachten: Trotz dieser Vorteile kann es gelegentlich zu Verwirrungen kommen, wenn Patienten Rechnungen von unbekannten Firmen erhalten. Dieses Problem lässt sich jedoch geschickt umgehen, indem man mit einem Full-Service-Anbieter wie Nelly zusammenarbeitet. Denn mit Nelly erfassen Sie Patientendaten bereits bei der digitalen Patientenaufnahme, sodass die Patienten bei ihrer ersten Kontaktaufnahme mit der Praxis vertraut sind.

Nelly als Digital-Spezialist beim Factoring für Zahnärzte

Nelly ist der erste digitale Factoring-Anbieter mit kooperierenden Banken als Ihrem Vertragspartner auf dem DACH-Markt und spricht auch Praxen an, die bisher nicht für herkömmliches Factoring in Frage gekommen sind. Bei Nelly gibt es weder einen Mindestumsatz noch einen Mindestbetrag, den Praxen erfüllen müssen. Der Rechnungsversand erfolgt komplett digital, nachdem die Rechnungen einmalig unterschrieben wurden. 

Besonders Zahnarztpraxen profitieren vom Factoring-Angebot von Nelly. Die Vorteile der Abrechnung mit Nelly liegen in folgenden Punkten:

1. Integration in Ihr Praxisverwaltungssystem: Die Integration von Nelly in alle PVS ist nahtlos und ermöglicht die automatische Übertragung von Ein- und Ausbuchungen über eine Schnittstelle.
   
2. Automatisierte Bonitätsprüfung: Nelly ist in der Lage, die Bonität des Patienten automatisch abzurufen und diese Informationen dann direkt in die Patientenakte Ihres PVS zu übertragen.
   
3. Digitale Rechnungsverwaltung: Die Patienten haben die Möglichkeit, selbst zu wählen, ob sie ihre Rechnung per SMS oder per E-Mail erhalten möchten. Zudem können sie ihre Rechnungen nach Wunsch direkt über ihr Smartphone im Patientenportal begleichen, ähnlich wie beim Online-Shopping.
   
4. Echtes und unechtes Factoring: Nelly ermöglicht Factoring sowohl mit Zahlungsausfallschutz als auch ohne.
   
5. Gebührenfreie Ratenzahlung: Sie haben die Möglichkeit, Ihren Patienten bei Bedarf zins- und gebührenfreie Ratenzahlungen über einen Zeitraum von bis zu 36 Monaten anzubieten.
   
6. Erstattungsservice: Nelly übernimmt die Kommunikation mit dem Patienten oder der Versicherung im Falle von Einwänden und Kostenerstattungen.

Der Check out mit Nelly ermöglicht Praxen: 

• 90% Zeitersparnis, die für private Abrechnungen, Mahnwesen, Buchhaltung und Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden muss 
• 50% schnellere Zahlungseingänge 
• 20% weniger Transaktionskosten 
• 25% weniger Patientenanfragen in der Praxis 
• 5% mehr realisierte Behandlungen 

Zusätzlich dazu bietet Nelly eine Vielzahl weiterer Funktionen an, die Ihnen und Ihrem Praxisteam den Alltag erleichtern. Dazu gehören unter anderem die vollständig digitale Verwaltung von Dokumenten sowie die Erfassung der Anamnese per QR-Code.

Fazit: Factoring spart Zahnärzten Kosten, Nerven und entlastet das Praxispersonal

Factoring bietet Zahnärzten eine effektive Lösung für die Verwaltung von Rechnungen und die Sicherstellung einer stabilen Liquidität. Besonders wichtig ist dies angesichts von Herausforderungen wie verzögerten Zahlungen seitens der Patienten und saisonalen Umsatzschwankungen. 

Das digitale Factoring-Angebot von Nelly bietet Zahnärzten eine Vielzahl von Vorteilen, darunter eine integrierte Schnittstelle mit dem PVS, automatisierte Bonitätsprüfung und eine gebührenfreie Ratenzahlungsoption für Patienten. 

Durch die Nutzung von Nelly können Zahnärzte Kosten sparen, die Effizienz steigern und ihr Praxisteam entlasten, was letztendlich zu einer verbesserten Patientenbetreuung führt. Schaffen auch Sie jetzt in Ihrer Praxis einen digitalen Workflow. Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich.

‍Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.