Wartezeit beim Arzt verkürzen: 6 praktische Tipps für Praxen

Lange Wartezeiten beim Arzt: Das ist zwar ärgerlich für Patienten, aber oft normal. Etwa 30 Minuten gelten als noch vertretbar. Aber ab wann ist es zu lang? Welche Pflichten haben Ärzte gegenüber Ihren Patienten? Wie können Praxen die Wartezeiten verkürzen und sich gleichzeitig dabei entlasten? Dies beantworten wir hier, denn Fakt ist: Zu lange Wartezeiten können nicht nur die Zufriedenheit der Patienten beeinträchtigen, sondern auch Praxispersonal, Ärzte und die Effizienz der Versorgung negativ beeinflussen.

Warum ist die Wartezeit beim Arzt oft länger?

Die Gründe für lange Wartezeiten beim Arzt können vielfältig sein und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Hier sind die häufigsten Gründe:

1. Unvorhergesehene Notfälle: Plötzliche und unvorhersehbare medizinische Notfälle erfordern sofortige Aufmerksamkeit und können den normalen Terminplan des Arztes unterbrechen, was zu Verzögerungen für andere Patienten führt.
   
2. Komplexität der Behandlung: Einige Patienten benötigen möglicherweise umfangreichere Untersuchungen oder Behandlungen als ursprünglich geplant, was zu längeren Konsultationen führen kann.
   
3. Hohe Patienten Nachfrage: Eine übermäßige Anzahl von Patienten kann zu einem erhöhten Patientenaufkommen führen, was wiederum zu längeren Wartezeiten führt: Insbesondere dann, wenn die Praxis nicht ausreichend Personal oder andere Ressourcen hat, um die Nachfrage zu bewältigen.
   
4. Eng getaktete Terminplanung: Eine zu enge Terminplanung kann zu Verzögerungen führen, insbesondere wenn einzelne Termine länger dauern als geplant oder wenn es zu unerwarteten Zwischenfällen kommt.
   
5. Patienten, die nicht pünktlich erscheinen: Patienten, die zu spät zu ihren Terminen kommen oder Termine ohne rechtzeitige Absage verpassen, können zu Leerlaufzeiten führen oder dazu zwingen, dass andere Patienten länger warten müssen, während die Praxis umdisponiert.
   
6. Technische oder organisatorische Probleme: Probleme mit der IT-Infrastruktur, medizinischen Geräten oder anderen organisatorischen Aspekten können zu Verzögerungen führen, indem sie den Ablauf der Praxis stören.
   

Wie Ärzte diese Ursachen beheben und optimieren können, schauen wir uns im Verlauf des Beitrags noch genauer an. Falls Sie direkt zu diesem Part springen möchten, klicken Sie hier.

Wie viel Wartezeit beim Arzt ist zumutbar?

Wie anfangs bereits kurz erwähnt: Im Allgemeinen gilt eine Wartezeiten von bis zu 30 Minuten noch als zumutbar und angemessen. Diese Geduld müssen Patienten mitbringen. Natürlich ist zu beachten, dass die Wartezeit je nach Art des Arztbesuchs variieren kann.

Beispielsweise können bei offenen Sprechstunden die Wartezeiten länger sein als bei Terminen, und bei Notfällen kann eine sofortige Behandlung erforderlich sein, was zu kürzeren oder sogar keinen Wartezeiten führt. Letztendlich ist eine angemessene Kommunikation seitens der Arztpraxis entscheidend, um Patienten über mögliche Verzögerungen zu informieren und sicherzustellen, dass ihre Wartezeit so kurz wie möglich ist.

Welche Wartezeit beim Arzt ist nicht mehr zumutbar?

Es ist schwierig, eine allgemeingültige Zeit festzulegen, die als unzumutbar betrachtet werden kann, da die Toleranz für Wartezeiten von Person zu Person unterschiedlich ist und von verschiedenen Faktoren abhängt. Generell lässt sich allerdings sagen:

Wartezeiten von mehr als 60 Minuten werden von den meisten Patienten als unzumutbar angesehen, besonders wenn keine Erklärung oder Information seitens der Praxis bereitgestellt wurde. In einigen Fällen können längere Wartezeiten auch dazu führen, dass Patienten ihren Termin absagen oder die Praxis ganz verlassen, was wiederum der Praxis schadet.

Wartezeiten beim Arzt mit & ohne Termin

1. Mit Termin:
   
   • Bis zu 15 Minuten Wartezeit gelten oft als akzeptabel
   • Wartezeiten zwischen 15 und 30 Minuten werden von vielen Patienten noch toleriert
   • Wartezeiten von über 30 Minuten können als unangenehm empfunden werden und sollten vermieden werden, insbesondere wenn keine angemessene Erklärung seitens der Praxis bereitgestellt wird
     
     
2. Ohne Termin (offene Sprechstunden):
   
   • Wartezeiten können hier variieren, je nachdem, wie stark die Praxis frequentiert ist und wie viele akute Notfälle zu behandeln sind
   • In stark frequentierten Praxen können Wartezeiten von mehreren Stunden auftreten, insbesondere wenn viele Patienten ohne Termin erscheinen und dringende medizinische Behandlung benötigen
   • Einige Praxen könnten auch ein "First-Come-First-Served"-System haben, bei dem Patienten möglicherweise frühzeitig ankommen müssen, um einen Platz in der Warteschlange zu sichern, was zu längeren Wartezeiten führen kann

Vorteile für Praxen: Wieso sollten Arztpraxen die Wartezeiten verkürzen?

Bevor wir zu den konkreten Tipps kommen, wie Praxen die Wartezeiten für ihre Patienten verkürzen können, möchten wir noch folgenden Punkt betonen: Viele Praxen unterschätzen den Nutzen von verkürzten Wartezeiten. Daher führen wir hier kurz auf, warum dies nicht nur für die Patienten, sondern auch für den finanziellen Erfolg und die Effizienz einer Praxis enorme Vorteile haben kann:  

1. Patientenzufriedenheit: Lange Wartezeiten verringern die Zufriedenheit. Ein positives Erlebnis erhöht das Vertrauen und motiviert Patienten, regelmäßig ärztliche Versorgung in Anspruch zu nehmen.
   
2. Effizienz: Kürzere Wartezeiten verbessern die Praxisabläufe. Schnellere Abwicklung vermeidet Engpässe im Zeitplan und verringert die Arbeitsbelastung des Personals.
   
3. Patientenbindung: Eine praxisorientierte Wartezeit fördert die Bindung der Patienten. Zufriedene Patienten kehren eher zurück und empfehlen die Praxis weiter.
   
4. Image und Reputation: Kurze Wartezeiten verbessern das Image und die Reputation der Praxis. Ein positives Image zieht neue Patienten an und fördert das Wachstum der Praxis.
   
5. Wettbewerbsvorteil: In einem wettbewerbsintensiven Umfeld können kurze Wartezeiten ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Effektives “Warten-Management” hebt Praxen von anderen Anbietern ab und zieht Patienten an.

Für Arztpraxen: Wie Sie die Wartezeit verkürzen & gleichzeitig effizienter werden

1. Effiziente Terminplanung

Eine effiziente Terminplanung ist das A und O, um Wartezeiten zu verkürzen und gleichzeitig sicherzustellen, dass genügend Zeit für jeden Patienten eingeplant ist. Dies erfordert eine sorgfältige Koordination, damit der sowieso meist zu volle Zeitplan nicht überfüllt ist und ausreichend Puffer für unvorhergesehene Ereignisse vorhanden sind. Bewährte Tipps für die Terminplanung sind:

1. Termine mit Zeitpuffern planen: Dies bildet die Grundlage für eine effiziente Terminplanung. Mit einem Extra-Zeitpuffer von 5-15 Minuten zwischen den Terminen gewährleisten Sie mehr Flexibilität und können Verzögerungen gut ausgleichen.
   
2. Priorisierung von Akutfällen und kurzfristigen Terminen: Legen Sie eine Anzahl der täglichen Akutfall-Termine und wöchentlichen kurzfristigen Termine fest.
   
3. Unterscheidung verschiedener Terminarten: Definieren Sie verschiedene Terminarten (z. B. Vorsorgeuntersuchungen und Akuttermine). Passen Sie je nach Art des Termins die dafür benötigte Zeit an, um die Bedürfnisse der Patienten gut zu erfüllen.
   
4. Gruppierung ähnlicher Termine: Zum Beispiel könnten alle Ultraschalluntersuchungen oder alle Impfungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums gruppiert werden, um den Arbeitsablauf zu optimieren.
   
5. Nutzung von Randzeiten: Sie können Randzeiten, wie beispielsweise früher Morgen- oder späte Abendstunden nutzen, um zusätzliche Termine zu planen und die Ressourcen der Praxis optimal auszulasten.
   
6. Mehr Zeit für komplexe Fälle, gebrechliche Patienten und Erstgespräche einplanen: Insbesondere bei komplexen Fällen, neuen Patienten und älteren oder gebrechlichen Personen sollten sie ein bisschen mehr Zeit einplanen.
   
7. Elektronischer Terminkalender zur besseren Organisation: Die Verwendung eines elektronischen Terminkalenders erleichtert die Verwaltung und Planung von Terminen und ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen dem medizinischen Personal und den Patienten.

Extra-Tipp: Machen Sie sich ebenfalls bewusst, wann besonders viele Patienten erscheinen. Eher morgens, mittags oder abends? An bestimmten Tagen? Wo sind Staus, am Tresen oder im Wartezimmer? Fragen dieser Art helfen Ihnen dabei, die richtigen Optimierungsansätze zu finden.

2. Gezielte Kommunikation mit dem Patienten

Eine klare und transparente Kommunikation mit den Patienten ist entscheidend, damit sie mit Verständnis reagieren können und geduldiger sind. Informieren Sie die Patienten über Wartezeiten und eventuelle Verzögerungen bereits bei der Terminvereinbarung oder beim Check-in in der Praxis.  Dies kann dazu beitragen, Frustrationen zu vermeiden und das Vertrauen der Patienten in die Praxis zu stärken.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Personal in der Praxis stets freundlich und respektvoll mit den Patienten umgeht und bei Bedarf Unterstützung und Informationen bereitstellt.

3. Strukturierte Praxisorganisation

Schulen Sie Ihr Personal in effizienten Arbeitsabläufen und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter seine Rolle und Verantwortlichkeiten kennt. Nutzen Sie Technologien wie elektronische Patientenakten, digitale Dokumentenverwaltung, digitale Rechnungszustellung und Terminverwaltungssysteme, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Arbeitsablauf zu optimieren. Mit Nelly können Sie diese Optimierungen maßgeschneidert in ihr Praxisverwaltungssystem einbauen.

Gestalten Sie weiterhin die Warteumgebung angenehm und einladend, um den Komfort der Patienten während des Wartens zu verbessern: Guter Lesestoff, WLAN, Getränke, leise Musik und eine freundliche Kommunikation können Wunder wirken.

4. Priorisierung von Notfällen

Notfälle und dringende Fälle sollten stets angemessen priorisiert werden, um eine schnelle Versorgung zu gewährleisten. Implementieren Sie klare Protokolle und Richtlinien für die Priorisierung von Patienten und stellen Sie sicher, dass das medizinische Personal geschult ist, um Notfälle sofort zu erkennen und entsprechend zu handeln.

Dies kann dazu beitragen, längere Wartezeiten für Patienten mit akuten Problemen zu vermeiden und sicherzustellen, dass sie die dringend benötigte Versorgung erhalten.

5. Feedback von Patienten einholen

Hören Sie auf das Feedback Ihrer Patienten und nutzen Sie deren Erfahrungen, um Verbesserungen vorzunehmen. Implementieren Sie Feedback-Mechanismen wie Patientenumfragen oder Rückmeldebögen, um wertvolle Einblicke in die Patientenerfahrung zu erhalten.

Analysieren Sie die erhaltenen Rückmeldungen sorgfältig und leiten Sie gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Praxisabläufe ab. Durch den kontinuierlichen Austausch mit den Patienten können Engpässe oder Probleme im Ablauf identifiziert und effektive Lösungen gefunden werden, um die Wartezeit zu verkürzen und die Patientenzufriedenheit zu steigern.

6. Digitale Optimierung

Es gibt weitreichende Möglichkeiten, die Praxis digital zu optimieren und damit den Aufwand des Praxispersonals zu verringern und gleichzeitig die Wartezeiten zu verkürzen. Beispielsweise können Sie Ihre Patienten ihre Anamnese mit Nelly schon von zu Hause ausfüllen lassen.

Ihre medizinischen Fachangestellten sind dann nicht mehr mit dem Abtippen von Anamnesedaten beschäftigt und haben die Patienten direkt im Praxisverwaltungssystem. Nun kann ihr Fokus darauf liegen, dass die Patienten schneller drankommen.

Auch Ärzte profitieren davon: Sie haben sofort die nötigen Daten und müssen sich nicht mit unleserlichen Handschriften herumschlagen. Pro Tag lassen sich mit allein dieser Funktion ca. 90 Minuten Zeit sparen (durchschnittlich 5-7 Zeitersparnis pro Patient). Ein weiterer Benefit: Weniger Rückfragen von Patienten.

Pflichten von Patienten gegenüber den Arztpraxen

Es gibt keine offiziellen Verpflichtungen für Patienten, allerdings sollten sie sich an gewisse Regeln halten, um das Leben für alle Beteiligten zu erleichtern. Diese Regeln oder Wünsch können Sie Ihren Patienten auch z.B. in Aushängen im Wartezimmer kommunizieren.

1. Wie lange vorher sollten Patienten beim Arzt sein?

Patienten sollten pünktlich zu Ihrem Arzttermin erscheinen, um einen reibungslosen Ablauf in der Praxis sicherzustellen. Wir empfehlen: Ca. 10 Minuten vor dem vereinbarten Termin in der Praxis erscheinen. Das gibt den Patienten genügend Zeit für den Check-in an der Rezeption.

2. Absageverhalten

Wenn Patienten Ihren Arzttermin nicht einhalten können, ist es wichtig, diesen so früh wie möglich abzusagen. Durch eine rechtzeitige Absage haben andere Patienten die Möglichkeit, Ihren Termin zu übernehmen, und die Praxis kann ihren Zeitplan entsprechend anpassen. Idealerweise sollten Patienten ihren Termin mindestens 24 Stunden im Voraus absagen, damit die Praxis genügend Zeit hat, um Neuvereinbarungen zu treffen.

3. Respektvolles Verhalten gegenüber medizinischen Personal

Patienten verstehen oft nicht, wie stressig und überlastet das medizinische Personal und auch Ärzte sind: Ein hohes Arbeitspensum, Zeitdruck, ein hohes Maß an Bürokratie und Personalmangel. Dies sind nur einige der Stressoren. Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, das Personal nach Möglichkeit freundlich und respektvoll zu behandeln. Harte Arbeit darf natürlich auch gewürdigt werden, indem Zeit und Bemühungen des Personals verbal anerkannt werden.

Durch eine freundliche Kommunikation und eine respektvolle Haltung tragen Patienten dazu bei, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen, die letztendlich die Qualität der Versorgung verbessert und das Wohlbefinden aller Beteiligten fördert.

4. Sollten Patienten ohne Termin erscheinen?

Lange Wartezeiten entstehen häufig auch dadurch, dass Patienten ohne Termin in die Praxis kommen und erwarten, sofort vom Arzt behandelt zu werden. Die Praxis kann jedoch nicht vorhersehen, wie viele Patienten spontan erscheinen und wie viel Zeit sie benötigen.

Es ist bekannt, dass Patienten ohne vorherige Anmeldung oft akute Beschwerden haben, die eine zeitnahe Behandlung erfordern. Es ist wichtig zu verstehen, dass "zeitnah" nicht immer gleichbedeutend mit "sofort" ist: Es sei denn, es handelt sich um lebensbedrohliche Situationen.

Wichtig zu wissen für Patienten ohne Termin: Beim Erscheinen ohne Termin hat der Arzt häufig nicht die Möglichkeit, sich genügend Zeit für Diagnostik und Behandlung zu nehmen.

Aus diesem Grund empfehlen wir Patienten, dass sie sich zunächst folgende Fragen stellen:

1. Muss ich unbedingt heute zum Arzt?
2. Wie stark sind die Schmerzen / Beschwerden?
3. Ist meine Beschwerde akut oder kann sie bis zum nächsten Termin warten?
4. Möchte ich eine schnelle Notfallversorgung oder lieber einen Folgetermin mit mehr Zeit für Diagnostik und Behandlung?

Können Patienten lange Wartezeiten beim Arzt in Rechnung stellen?

Die Antwort auf diese Frage lautet: Jein. Üblicherweise ist es für Patienten nicht möglich, eine lange Wartezeit beim Arzt direkt in Rechnung zu stellen oder eine Entschädigung dafür zu erhalten. Wartezeiten werden im Allgemeinen als Teil des normalen Ablaufs angesehen, und es gibt keine rechtliche Grundlage, auf der Patienten eine Entschädigung für Wartezeiten verlangen können.

In einigen speziellen Fällen könnten Patienten jedoch bestimmte Kosten im Zusammenhang mit einer längeren Wartezeit geltend machen. Zum Beispiel könnten sie bei einer unangemessen langen Wartezeit einen bereits vereinbarten Termin verpassen und dadurch möglicherweise einen Verdienstausfall erleiden.

In solchen Fällen können Patienten versuchen, diesen Verdienstausfall geltend zu machen. Hierfür müssen sie genauestens beweisen, dass der Verdienstausfall durch die zu langen Wartezeiten der Praxis entstanden ist und dass die Praxis schlecht organisiert ist. Dies gelingt zwar in einzelnen Fällen, aber häufig auch nicht.

Denn auch wieder hier ist wichtig zu beachten: Längere Wartezeiten entstehen durch unvorhersehbare Umstände wie Notfälle oder unerwartet lange Behandlungen anderer Patienten, die außerhalb der Kontrolle der Praxis liegen. In solchen Fällen kann es schwierig sein, eine Entschädigung für die längere Wartezeit zu rechtfertigen.

Können Praxen den Patienten eine Ausfallgebühr berechnen, falls sie nicht erscheinen?

Praxen haben in der Regel das Recht, eine Ausfallgebühr zu erheben, wenn ein Patient einen vereinbarten Termin nicht einhält oder deutlich zu spät erscheint. Diese Gebühr dient dazu, die Kosten zu decken, die durch den nicht genutzten Termin entstehen, und kann je nach Praxispolitik variieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass solche Gebühren im Voraus kommuniziert werden müssen und nicht willkürlich erhoben werden können. Praxen sollten ihre Stornierungs- und Nichterscheinungsrichtlinien also klar kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Fazit: Lange Wartezeiten zu verkürzen ist eine Win-Win-Situation

Lange Wartezeiten beim Arzt können für Patienten frustrierend sein, aber sie sind oft unvermeidlich. Etwa 30 Minuten Wartezeit gelten als akzeptabel. Zeiten, die weit über 60 Minuten hinausgehen, gelten für die meisten Patienten als nicht tragbar. Es sei denn, sie wurden vorab darauf hingewiesen.

Die Gründe für längere Wartezeiten sind vielfältig und reichen von unvorhergesehenen Notfällen über komplexe Behandlungen bis hin zu einer hohen Patientennachfrage. Ärzte und Praxen können jedoch Maßnahmen ergreifen, um die Wartezeiten zu verkürzen und somit die Zufriedenheit der Patienten zu steigern.

Dies umfasst eine effiziente Terminplanung, klare Kommunikation mit den Patienten, die Priorisierung von Notfällen und die Nutzung digitaler Technologien zur Optimierung der Praxisabläufe. Nelly hilft Ihnen gerne dabei, Ihre Praxis digital zu optimieren und maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Praxis zu finden.

Häufige Fragen

Mit privater Krankenversicherung: Kürzere Wartezeit beim Arzt?

In einigen Fällen kann eine private Krankenversicherung (PKV) dazu beitragen, kürzere Wartezeiten beim Arzt zu ermöglichen. Dies liegt daran, dass einige Ärzte in Deutschland Privatversicherte bevorzugen, da sie oft höhere Honorare für ihre Leistungen erhalten. Als Ergebnis könnten Privatpatienten möglicherweise bevorzugten Zugang zu Terminen und Behandlungen erhalten.

Sind 3 Stunden Wartezeit beim Arzt ohne Termin normal?

Lange Wartezeiten von drei Stunden ohne Termin sind nicht normal und sollten nicht akzeptiert werden. Es könnte auf Probleme wie eine hohe Patientennachfrage, ineffiziente Praxisorganisation oder Überbuchung hinweisen. Es ist wichtig, solche Bedenken mit dem medizinischen Personal zu teilen oder eine andere Praxis in Betracht zu ziehen, die eine bessere Patientenversorgung bietet.