Was sind die elektronische Arbeitsunfähigkeit und die elektronische Krankmeldung?
Die eAU hat viele Namen. Um keine Verwirrung zu stiften, klären wir zunächst gebräuchliche Synonyme. Im korrekten Behördendeutsch spricht man von der „eAU“, der „elektronischen AU-Bescheinigung“ oder der „elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“. Im Alltag hört man auch oft nur „elektronische Arbeitsunfähigkeit“. Unter Arbeitnehmern sind hingegen die Begriffe „elektronische Krankschreibung“, „elektronische Krankmeldung“, und „elektronischer Krankenschein“ gebräuchlich, da die eAU den herkömmlichen gelben Krankenschein ersetzt. Alle diese Varianten bezeichnen im Prinzip dasselbe.
Einführung der eAU in Deutschland: AB wann und für wen Pflicht?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Sie ersetzt die bisherige Papierbescheinigung.
Die eAU wurde in Deutschland schrittweise eingeführt. In der ersten Stufe, dem Arbeitnehmerverfahren, wurde die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch von der Arztpraxis an die Krankenkasse übermittelt. Die Patienten erhielten aber weiterhin eine Papierkrankmeldung für den Arbeitgeber.
Seit Ausrollen der zweiten Stufe, dem Arbeitgeberverfahren, entfällt der Papierausdruck für den Arbeitgeber. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) wird nun elektronisch von der Krankenkasse an den Arbeitgeber übermittelt.
Gesetzeslage. Für wen ist die eAU Pflicht?
Grundlage für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG), das ein einheitliches elektronisches Verfahren zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsinformationen für Kassenärzte und Krankenhäuser in Deutschland verpflichtend macht.
Zudem legt das TSVG fest, dass die Pflicht der Übermittlung an die Krankenkassen bei den Ärzten und Einrichtungen liegt, welche die Arbeitsunfähigkeit feststellen. Auch das Sozialgesetzbuch (SGB) spielt eine Rolle. Laut § 109 müssen die Krankenkassen bei Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber bereitstellen.
Die grundsätzliche Pflicht des Arbeitnehmers, seine Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber zu mitzuteilen, bleibt gemäß § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) bestehen. Diese Pflicht besteht in der Regel schon vor dem Arztbesuch.
Welche Ausnahmen von der eAU gibt es?
Nicht alle Arten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind von der Pflicht zur elektronischen Ausstellung betroffen. Ausnahmen sind:
- AU für Privatpatienten
- AU aus dem Ausland
- Erkrankung eines Kindes
- Beschäftigungsverbot
- Reha und Wiedereingliederung
- Minijob in einem Privathaushalt
Wie funktioniert die eAU?
Krankenkassen, Ärzte, Patienten und Arbeitgeber sind in die Ausstellung und Verarbeitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verwickelt. Dreh- und Angelpunkt dabei ist die Telematikinfrastruktur (TI) – die staatliche Plattform für Gesundheitsanwendungen in Deutschland. Da die Funktionsweise für die unterschiedlichen Akteure verschieden ist, betrachten wir die Beteiligten nachfolgend im Einzelnen.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Arztpraxen
Genau wie die herkömmliche AU, wird auch die eAU vom behandelnden Arzt ausgestellt. Der Patient bekommt eine ausgedruckte Variante für sich selbst. Spätestens bis 24 Uhr übermittelt die Arztpraxis dann die Arbeitsunfähigkeitsdaten via Telematikinfrastruktur an die Krankenkasse. Dasselbe gilt für Krankenhäuser.
Liegt eine technische Störung vor, kann die Arztpraxis eine Papierbescheinigung per Post an die Krankenkasse senden. Ist die Störung bereits beim Arztbesuch des Patienten bekannt, kann dieser ebenfalls eine Papierbescheinigung für seinen Arbeitgeber erhalten.
Technische Voraussetzungen
Um die eAU auszustellen, benötigen Ärzte folgende technische Voraussetzungen:
- elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) als Berechtigung
- eHealth-Konnektor zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen
- Anschluss an einen Dienst zur Kommunikation im Medizinwesen (KIM-Dienst)
- KBV-zertifizierte Software zur Praxisverwaltung
Welche Aufgaben übernimmt die Krankenkasse?
Nach Erhalt der Arbeitsunfähigkeitsdaten stellt die Krankenkasse die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Abruf durch den Arbeitgeber zur Verfügung. Dieser erhält eine entsprechende Benachrichtigung. Ist die eAU am Folgetag der Krankmeldung noch nicht abrufbar (zum Beispiel wegen einer technischen Störung), erhält der Arbeitgeber eine Fehlermeldung.
Was müssen Arbeitgeber bei der eAU beachten?
Sofern der Arbeitnehmer gesetzlich versichert ist, kann der Arbeitgeber selbst oder ein Beauftragter wie der Steuerberater die eAU von der Krankenkasse beziehen. Die Informationen aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können dann entsprechend in der Entgeltabrechnung erfasst werden.
Hinweis: Eine Art „Abo“ für die eAUs der Beschäftigten gibt es nicht. Jede Erst- oder Folgebescheinigung muss gesondert vom Arbeitgeber angefordert werden.
Wie funktioniert die eAU für Arbeitnehmer?
Ist der Arbeitnehmer gesetzlich versichert, hat er hinsichtlich der Übermittlung seiner Krankschreibung keine Aufgaben. Das ist ein automatisierter Prozess zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber. Er muss seinen Arbeitgeber aber selbständig informieren, dass er wegen Krankheit fehlt.
Für privat versicherte Beschäftigte gilt weiterhin, dass sie den ausgedruckten Krankenschein oder ein elektronisches Pendant selbst an ihre Krankenkasse und den Arbeitgeber übermitteln müssen.
Welche Informationen gehören in eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Grundsätzlich gibt es zwei Versionen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eine für Ärzte, Krankenkassen und Patienten – und eine zweite für Arbeitgeber. Diese enthält aus Gründen des Gesundheitsdatenschutzes und der Ärztlichen Schweigepflicht weniger Informationen. Die Krankenkasse benötigt diese Informationen, um den Anspruch auf Entgeltfortzahlung und Krankengeld zu prüfen.
Allgemeine Informationen auf der eAU:
- Kostenträgerkennung
- Name, Adresse, Geburtsdatum und Versicherungsnummer des Patienten
- Name und Arztnummer des Arztes
- Durchgangsarzt (ja oder nein)
- Datum der Ausstellung der AU
- Beginns und voraussichtliches Ende der AU
- Erst- oder Folgebescheinigung
- Arbeit als Ursache (ja oder nein)
Informationen, die der Arbeitgeber nicht erhält:
- ICD-10-verschlüsselte Erkrankungen oder Symptome
- Status des Versicherten
- Betriebsstättennummer der ausstellenden Stelle
- Unfall als Ursache (ja oder nein)
- Versorgungsleiden (ja oder nein)
- Rehabilitationsleistungen (ja oder nein)
- Stufenweise Wiedereingliederung (ja oder nein)
- Krankengeldfall (ja oder nein)
- Endbescheinigung (ja oder nein)
- Sonstige Besonderheiten
Was tun bei Problemen mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Wenn es bei der eAU zu Problemen kommt, können diese sowohl auf Seiten des Arztes als auch des Patienten entstehen. Hier einige häufige Ursachen und Lösungen:
Probleme auf Seiten der Ärzte
1. Technische Schwierigkeiten in der Arztpraxis: Arztpraxen nutzen spezielle Software zur Übermittlung der eAU. Wenn diese Software nicht ordnungsgemäß funktioniert, kann die eAU möglicherweise nicht korrekt an die Krankenkasse übermittelt werden. In solchen Fällen sollte der Arzt das Problem mit dem Softwareanbieter klären oder, falls nötig, vorübergehend eine papierbasierte AU-Bescheinigung ausstellen.
2. Falsche oder unvollständige Daten: Fehlerhafte Eingaben in den Systemen, wie falsche Patientendaten oder Krankenkassennummern, können dazu führen, dass die eAU nicht ordnungsgemäß verarbeitet wird. Ärzte sollten die Daten sorgfältig prüfen, bevor die Übermittlung erfolgt.
3. Netzwerk- oder Verbindungsprobleme: Auch Verbindungsstörungen können die Übermittlung der eAU verhindern. Ärzte sollten sicherstellen, dass alle technischen Voraussetzungen, wie eine stabile Internetverbindung, gegeben sind.
Probleme auf Seiten der Patienten
1. Keine Rückmeldung über die eAU: Patienten erhalten im Normalfall keine direkte Kopie der eAU. Wenn der Patient keine Bestätigung vom Arbeitgeber erhält oder unsicher ist, ob die eAU korrekt übermittelt wurde, sollte er zunächst bei der Krankenkasse nachfragen, ob die Bescheinigung dort eingegangen ist.
2. Fehlende Information über den Status: Es kommt vor, dass Patienten nicht informiert werden, wenn ein Übermittlungsfehler auftritt. Es ist ratsam, den Arbeitgeber rechtzeitig darüber zu informieren und gegebenenfalls eine klassische Papierbescheinigung zu erfragen.
Fazit: Die eAU und das moderne Gesundheitswesen
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist neben der elektronischen Patientenakte und dem E-Rezept ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung des Gesundheitswesens. Sie ersetzt die bisherige Papierbescheinigung und bietet zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten – dazu gehören automatisierte Signaturprozesse, eine effizientere Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien und auf dauerhafte Sicht sogar eine Kostensenkung durch schlankere Prozesse.
Damit diese Vorteile wirklich zum Tragen kommen, muss die Technik im Hintergrund funktionieren. Dafür ist in erster Linie die Telematikinfrastruktur der Bundesregierung verantwortlich. Aber auch die verwendete Software in Arztpraxen muss effizient und zuverlässig arbeiten.
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Häufige Fragen
Welche Pflichten hat der Arbeitgeber bei der eAU?
Arbeitgeber müssen die eAU eigenständig bei der Krankenkasse des Mitarbeiters abrufen, sobald der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit meldet. Eine Papierbescheinigung ist nicht mehr erforderlich. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die eAU-Daten vertraulich zu behandeln und zeitnah zu verarbeiten, um Verzögerungen, etwa bei Lohnfortzahlungen, zu vermeiden.
Wie funktioniert die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Privatversicherte?
Privatversicherte erhalten die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin in Papierform vom Arzt. Sie müssen diese selbst an ihre Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterleiten. Einige private Krankenkassen bieten bereits digitale Einreichungsmöglichkeiten, z.B. über Apps oder per E-Mail, an. Ein automatisierter Prozess wie bei gesetzlich Versicherten über die eAU besteht aktuell nicht.
Ab wann ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verpflichtend?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit dem 1. Januar 2023 für alle gesetzlich Versicherten verpflichtend. Ab diesem Datum müssen Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkassen übermitteln, und Arbeitgeber müssen die eAU bei den Krankenkassen eigenständig abrufen. Eine Papierbescheinigung für den Arbeitgeber ist nicht mehr erforderlich.
Wie können Arbeitnehmer ihre elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen?
Arbeitnehmer können die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht direkt selbst abrufen. Der Arzt übermittelt die eAU elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber muss die Daten bei der Krankenkasse abrufen. Arbeitnehmer erhalten in der Regel nur eine ausgedruckte Kopie der eAU für ihre Unterlagen. Bei Unsicherheiten oder Problemen können Arbeitnehmer bei ihrer Krankenkasse nachfragen, ob die eAU korrekt übermittelt wurde.
Was ist die gesetzliche Grundlage der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Die eAU basiert auf dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG), das die elektronische Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen durch Ärzte und Krankenhäuser an Krankenkassen vorschreibt. Zudem regelt § 109 des Sozialgesetzbuchs (SGB IV), dass Krankenkassen die eAU-Daten zum Abruf durch den Arbeitgeber bereitstellen müssen. Die Meldepflicht des Arbeitnehmers bleibt gemäß dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) bestehen
Quellen
Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG). Bundesgesundheitsministerium, veröffentlicht am 06.05.2019. Inkrafttreten: 11.05.2019
§ 109 Sozialgesetzbuch (SGB) IV. Meldung der Arbeitsunfähigkeits- und Vorerkrankungszeiten an den Arbeitgeber. https://www.sozialgesetzbuch-sgb.de/sgbiv/109.html
§ 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Anzeige- und Nachweispflichten. https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/__5.html
Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV). https://www.kbv.de/html/
Bundesärztekammer. Kommunikation im Medizinwesen (KIM).
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