Die elektronische Patientenakte – der Leitfaden für Ihre Praxis

Wenn Sie als Arzt wissen wollen, welches Medikament ein Patient einnimmt oder welche Vorerkrankungen vorliegen, greifen Sie wie selbstverständlich zur Patientenakte. In vielen Praxen wird dieses Dokument noch immer in Papierform verwaltet und archiviert. Doch das ist nicht mehr zeitgemäß. Der Gesetzgeber hat daher die elektronische Patientenakte (ePA) eingeführt, die die herkömmliche physische Akte sukzessive ersetzt hat.

Was ist die elektronische Patientenakte?

Gesetzlich Versicherte haben seit dem 1. Januar 2021 das Recht auf eine elektronische Patientenakte – kurz ePA. Diese digitale Patientenakte wird von der jeweiligen Krankenkasse als App zur Verfügung gestellt und kann sich deshalb je nach Anbieter im Erscheinungsbild etwas unterscheiden. Die App kann von den Versicherten auf einem Endgerät wie einem Smartphone oder Tablet installiert werden.

Welche Daten können in der ePA gespeichert werden?

In der elektronischen Patientenakte können im Wesentlichen die gleichen Informationen gesammelt werden, wie zum Beispiel auch in der herkömmlichen physischen Akte. Zum Beispiel:

• Diagnosen
• Medikationspläne
• Behandlungen
• Therapiemaßnahmen
• Arztbriefe
• Laborbefunde

Darüber hinaus können Patienten auch eigenständig Daten (z. B. aus Fitness-Trackern) hinzufügen. Notfalldatensätze, in denen beispielsweise Allergien oder sonstige Unverträglichkeiten eingetragen sind, können ebenfalls gespeichert werden.

Die ePA wurde in den letzten Jahren stetig weiterentwickelt. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Nutzung für gesetzlich Versicherte deutlich vereinfacht und erweitert.

Neue Regelung seit 2025: Opt-out-Verfahren für die ePA

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Patientenakte für alle gesetzlich Versicherten automatisch eingerichtet. Versicherte müssen aktiv widersprechen (Opt-out), falls sie keine ePA nutzen möchten. Dies hat die Verbreitung und Nutzung der digitalen Akte erheblich beschleunigt und den Austausch von Gesundheitsdaten verbessert.

Dank dieser Neuerung ist der administrative Aufwand für Patienten und Ärzte reduziert, da nicht mehr jeder Versicherte die ePA manuell beantragen muss. Auch die Befüllung der ePA wurde durch neue Standards für die Interoperabilität zwischen Praxisverwaltungssystemen (PVS) und der Telematikinfrastruktur vereinfacht.

Wichtige Änderungen seit 2025:

• Automatische Einrichtung: Jede gesetzlich versicherte Person hat eine ePA erhalten, es sei denn, sie hat aktiv widersprochen.
• Erweiterte Funktionen: Neben den bisherigen Daten können nun auch Krankenhaus- und Notfalldaten standardisiert hinterlegt werden.
• Schnellerer Datenaustausch: Neue Schnittstellen erleichtern den Datentransfer zwischen Ärzten, Krankenhäusern und Apotheken.

Diese technischen Voraussetzungen müssen Ärzte erfüllen

Damit Praxen die neue elektronische Patientenakte nutzen und je nach Freigabe des Patienten auslesen können, bedarf es einiger technischer Voraussetzungen. Um die ePA – und die noch folgenden Anwendungen nutzen zu können – benötigt Ihre Praxis Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI). Alle Komponenten müssen von der Gematik (Nationale Agentur für Digitale Medizin) zugelassen sein.

Praxen, die sich erstmalig an die Telematikinfrastruktur anschließen wollen, benötigen diese Komponenten:

Zusätzlich muss das Praxisverwaltungssystem (PVS) angepasst werden. Wenn Sie Hausbesuche durchführen, sollten Sie sich einen mobilen Kartenterminal zulegen. Diese funktionieren auch im Offline-Betrieb. Allerdings können mit dem mobilen Kartenterminal keine Daten aktualisiert werden. Dafür wird nach wie vor der herkömmliche Kartenterminal mit Anschluss an den Konnektor benötigt.

Und was kostet die elektronische Patientenakte?

Es sind also ein paar technische Umstellungen und Investitionen nötig. Aber keine Sorge: Alle Kosten werden von den Kassenärztlichen Vereinigungen erstattet.

Die TI-Startpauschale für den VPN-Zugang, die Installation, die Anpassung des PVS und den Zeitaufwand beträgt 900 Euro. Darüber hinaus werden für die Erstausstattung folgende Kosten übernommen:  

• Wartung der Komponenten pro Quartal: 248 Euro
• Ein Konnektor (für bis zu drei Ärzte in der Praxis): 1.549 Euro
• Mobiler Kartenterminal: 350 Euro

Für die elektronische Patientenakte werden zusätzlich diese Kosten erstattet:

• Anpassung der PVS für die ePA: 150 Euro
• Update für den ePA Konnektor: 400 Euro
• Betriebskostenzuschlag für die ePA je Quartal: 4,50 Euro

Für weitere Informationen zur Finanzierung der Telematikinfrastruktur und der dazugehörigen Komponenten wenden Sie sich an die Kassenärztliche Bundesvereinigung.

Diese Vorteile hat die elektronische Patientenakte für Mediziner

Im Gegenzug für diesen technischen Aufwand bietet die elektronische Patientenakte einige Vorteile für Ärzte. Ein wichtiger Punkt, der definitiv für die elektronische Patientenakte spricht, ist, dass Gesundheitsdaten leichter mit anderen Mediziner geteilt werden können. Die Daten werden mit einem Knopfdruck aktualisiert. Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit. So können zum Beispiel unnötige Untersuchungen vermieden werden. Auch das Risiko von Kontraindikationen wird so signifikant reduziert. Gesundheitliche Schäden des Patienten können also effektiver verhindert werden.

Und auch hinsichtlich des Faktors Zeit hat die ePA einen großen Vorteil, denn: Im Schnitt haben deutsche Ärzte nur etwa 7,5 Minuten Zeit pro Patient. Wenn Daten schneller erfasst und eingesehen werden können, kann die gesparte Zeit also für die Behandlung des Patienten genutzt werden.

Ist die elektronische Patientenakte DSGVO-konform?

Viele Ärzte waren besorgt wegen der Datensicherheit. Schließlich handelt es sich bei den Informationen über Patienten um besonders sensible Daten. Aus diesem Grund sind die Informationen in der elektronischen Patientenakte besonders geschützt und werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert.

Bevor eine Krankenversicherung überhaupt eine ePA anbieten durfte, musste sie zunächst einen aufwändigen Zertifizierungsprozess durchlaufen, der von der Gematik durchgeführt wurde. Erst nach erfolgreicher Begutachtung durch die Nationale Agentur für Digitale Medizin konnte die Krankenversicherung die elektronische Patientenakte offiziell anbieten.

Mit den neuesten Sicherheitsupdates und der standardisierten Interoperabilität seit 2025 haben sich die Datenschutzbestimmungen weiter verbessert. Patienten können nun detaillierter steuern, welche Ärzte welche Daten einsehen dürfen. Auch die Nutzungsmöglichkeiten wurden ausgeweitet, sodass ältere Menschen, die kein mobiles Endgerät besitzen, über stationäre Lösungen in Praxen und Apotheken auf ihre ePA zugreifen können.

Ist die Einrichtung der ePA für Praxen verpflichtend?

Seit dem 1. Juli 2021 müssen Ärzte sowie Psychotherapeuten die technischen Voraussetzungen erfüllen, um die ePA auszulesen und anpassen zu können. Teilweise wurde von der Ärzteschaft bemängelt, dass der Zeitplan für alle diese technischen Voraussetzungen und Implementierungen zu eng gefasst ist.

Stufen der Einführung der ePA

Stufe 1: Testphase (2021)

• Am 1. Januar 2021 hat die Testphase für die elektronische Patientenakte begonnen. Ab diesem Zeitpunkt mussten die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten die ePA zur Verfügung stellen. Im ersten Quartal 2021 wurde die digitale Akte in etwa 200 Arztpraxen und Krankenhäusern getestet.

Stufe 2: Roll-Out (2021-2022)

• Ab dem 1. April 2021 sollten sich Arztpraxen und medizinische Einrichtungen um die Anbindung an die Telematikinfrastruktur kümmern.
• Seit dem 1. Januar 2022 mussten alle Krankenhäuser in Deutschland die ePA vollumfänglich unterstützen.

Stufe 3: Erweiterung der Funktionen (2023-2024)

• Seit 2023 wurden die ersten digitalen Dokumente wie Mutterpass, Impfausweis und Zahnbonusheft standardisiert integriert.
• Die Benutzerfreundlichkeit wurde durch einfachere Zugriffsmöglichkeiten für Patienten und erweiterte Steuerungsoptionen verbessert.

Stufe 4: Opt-out-Verfahren und vollständige Integration (2025)

• Seit dem 1. Januar 2025 ist die ePA für alle gesetzlich Versicherten automatisch eingerichtet, es sei denn, sie widersprechen aktiv.
• Der Datenaustausch zwischen Arztpraxen, Krankenhäusern und Apotheken wurde durch erweiterte Schnittstellen erleichtert.

Nelly und die elektronische Patientenakte

Wenn Sie als Arzt die elektronische Patientenakte nutzen, können Sie diese mit Nelly noch einfacher befüllen. Denn in der Software werden alle Dokumente bereits digital zur Verfügung gestellt, wodurch sie einfacher in die Patientenakte übertragen werden.

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