Die elektronische Patientenakte – der Leitfaden für Ihre Praxis

Wenn Sie als Arzt wissen wollen, welches Medikament ein Patient einnimmt oder welche Vorerkrankungen vorliegen, greifen Sie wie selbstverständlich zur Patientenakte. In vielen Praxen wird dieses Dokument noch immer in Papierform verwaltet und archiviert. Doch das ist 2021 nicht mehr zeitgemäß. Der Gesetzgeber hat daher die elektronische Patientenakte eingeführt, die die herkömmliche physische Akte sukzessive ersetzen wird. 

Was ist die elektronische Patientenakte? 

Gesetzlich Versicherte haben seit dem 1. Januar 2021 das Recht auf eine elektronische Patientenakte – kurz ePA. Diese digitale Patientenakte wird von der jeweiligen Krankenkasse als App zur Verfügung gestellt und kann sich deshalb je nach Anbieter im Erscheinungsbild etwas unterscheiden. Die App kann von den Versicherten auf einem Endgerät wie einem Smartphone oder Tablet installiert werden. Ab 2022 soll die Nutzung der ePA auch über den Desktop möglich sein. Die digitale Akte ist für den Patienten selbstverständlich freiwillig. 

Vorteil der ePA für den Patienten ist, dass er eigenverantwortlicher mit seinen Gesundheitsdaten umgehen kann. Er entscheidet völlig autonom, welche Daten er mit welchen Ärzten teilt – und welche nicht. Für Versicherte der privaten Krankenkassen ist die ePA bislang noch nicht verfügbar. Das soll sich aber 2022 ändern. 

Welche Daten können in der ePA gespeichert werden?

In der elektronischen Patientenakte können im Wesentlichen die gleichen Informationen gesammelt werden, wie zum Beispiel auch in der herkömmlichen physischen Akte. Zum Beispiel:

• Diagnosen
• Medikationspläne
• Behandlungen
• Therapiemaßnahmen
• Arztbriefe
• Laborbefunde

Darüber hinaus können Patienten auch eigenständig Daten (zum Beispiel aus Fitness-Trackern) hinzufügen. Zusätzlich können auch Notfalldatensätze erstellt werden, in denen beispielsweise Allergien oder sonstige Unverträglichkeiten eingetragen werden. 

Die ePA soll nach dem Willen des Gesetzgebers nach und nach ausgebaut werden. Ab 2022 soll es beispielsweise möglich sein, Mutter- und Impfpässe sowie beispielsweise Zahnbonushefte hinzuzufügen. Ziel ist es, dass alle wichtigen Gesundheitsdaten an einem Ort verfügbar sind.  

Diese technischen Voraussetzungen müssen Ärzte erfüllen

Damit Praxen die neue elektronische Patientenakte nutzen und je nach Freigabe des Patienten auslesen können, bedarf es einiger technischer Voraussetzungen. Um die ePA – und die noch folgenden Anwendungen nutzen zu können – benötigt Ihre Praxis Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI). Alle Komponenten müssen von der Gematik (Nationale Agentur für Digitale Medizin) zugelassen sein. 

Praxen, die sich erstmalig an die Telematikinfrastruktur anschließen wollen, benötigen diese Komponenten:

Zusätzlich muss das Praxisverwaltungssystem (PVS) angepasst werden. Wenn Sie Hausbesuche durchführen, sollten Sie sich einen mobilen Kartenterminal zulegen. Diese funktionieren auch im Offline-Betrieb. Allerdings können mit dem mobilen Kartenterminal keine Daten aktualisiert werden. Dafür wird nach wie vor der herkömmliche Kartenterminal mit Anschluss an den Konnektor benötigt. 

Und was kostet die elektronische Patientenakte?

Es sind also ein paar technische Umstellungen und Investitionen nötig. Aber keine Sorge: Alle Kosten werden von den Kassenärztlichen Vereinigungen erstattet. 

Die TI-Startpauschale für den VPN-Zugang, die Installation, die Anpassung des PVS und den Zeitaufwand beträgt 900 Euro. Darüber hinaus werden für die Erstausstattung folgende Kosten übernommen:  

• Wartung der Komponenten pro Quartal: 248 Euro
• Ein Konnektor (für bis zu drei Ärzte in der Praxis): 1.549 Euro
• Mobiler Kartenterminal: 350 Euro 

Für die elektronische Patientenakte werden zusätzlich diese Kosten erstattet:

• Anpassung der PVS für die ePA: 150 Euro
• Update für den ePA Konnektor: 400 Euro
• Betriebskostenzuschlag für die ePA je Quartal: 4,50 Euro 

Für weitere Informationen zur Finanzierung der Telematikinfrastruktur und der dazugehörigen Komponenten wenden Sie sich an die Kassenärztliche Bundesvereinigung.

Diese Vorteile hat die elektronische Patientenakte für Mediziner

Im Gegenzug für diesen technischen Aufwand bietet die elektronische Patientenakte einige Vorteile für Ärzte. Ein wichtiger Punkt, der definitiv für die elektronische Patientenakte spricht, ist, dass Gesundheitsdaten leichter mit anderen Mediziner geteilt werden können. Die Daten werden mit einem Knopfdruck aktualisiert. Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit. So können zum Beispiel unnötige Untersuchungen vermieden werden. Auch das Risiko von Kontraindikationen wird so signifikant reduziert. Gesundheitliche Schäden des Patienten können also effektiver verhindert werden. 

Und auch hinsichtlich des Faktors Zeit hat die ePA einen großen Vorteil, denn: Im Schnitt haben deutsche Ärzte nur etwa 7,5 Minuten Zeit pro Patient. Wenn Daten schneller erfasst und eingesehen werden können, kann die gesparte Zeit also für die Behandlung des Patienten genutzt werden. 

Ist die elektronische Patientenakte DSGVO-konform?

Viele Ärzte sind besorgt wegen der Datensicherheit. Schließlich handelt es bei den Informationen über die Patienten um besonders sensible Daten. Aus diesem Grund sind die Informationen in der elektronischen Patientenakte besonders geschützt und werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. 

Bevor die jeweilige Krankenversicherung überhaupt eine ePA anbieten darf, muss sie außerdem zunächst einen aufwändigen Zertifizierungsprozess durchlaufen, der von der Gematik durchgeführt wird. Erst wenn die Nationale Agentur für Digitale Medizin die Begutachtung abgeschlossen hat, kann die Krankenversicherung die elektronische Patientenakte offiziell anbieten.

Wie Sie sehen, ist den Gesetzgebern also bewusst, dass Gesundheitsdaten besonderen Schutz verdienen und entsprechende Maßnahmen eingeleitet wurden. Datenschützer kritisieren dennoch, dass Patienten in der Einführungsphase der ePA (also 2021) noch nicht steuern können, welche Daten ein Arzt einsehen darf und welche nicht. Das ist erst ab 2022 möglich. Außerdem könnten ältere Menschen ohne mobiles Endgerät oder Internetanschluss benachteiligt werden. Denn die ePA ist bislang nur als App auf dem Smartphone oder Tablet verfügbar.

Ist die Einrichtung der ePA für Praxen verpflichtend? 

Seit dem 1. Juli 2021 müssen Ärzte sowie Psychotherapeuten die technischen Voraussetzungen erfüllen, um die ePA auszulesen und anpassen zu können. Teilweise wurde von der Ärzteschaft bemängelt, dass der Zeitplan für alle diese technischen Voraussetzungen und Implementierungen zu eng gefasst ist. 

Stufen der Einführung von ePA

Insgesamt wurde bzw. wird die ePA in verschiedenen Stufen eingeführt. Und zwar:

Stufe 1: Testphase

Am 1. Januar 2021 hat die Testphase für die elektronische Patientenakte begonnen. Ab diesem Zeitpunkt mussten die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten die ePA zur Verfügung stellen. Im ersten Quartal 2021 wurde die digitale Akte in etwa 200 Arztpraxen und Krankenhäusern getestet.

‍Stufe 2: Roll-Out

Ab dem 1. April 2021 sollten sich Arztpraxen und Co. um die Anbindung der neuen elektronischen Patientenakte bzw. um die Telematikinfrastruktur kümmern. 

Stufe 3: Flächendeckende Nutzung der ePA

Ab dem 1. Juli 2021 sollte es möglich sein, dass Arztpraxen die elektronische Patientenakte auslesen und befüllen können. Allerdings bemängelt die Kassenärztliche Vereinigung, dass zum offiziellen Start der ePA noch nicht alle technischen Voraussetzungen erfüllt waren. In Krankenhäusern muss die elektronische Patientenakte spätestens am 1. Januar 2022 einsatzbereit sein.

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Wenn Sie als Arzt die elektronische Patientenakte nutzen, können Sie diese mit Nelly noch einfacher befüllen. Denn in der Software werden alle Dokumente bereits digital zur Verfügung gestellt, wodurch sie einfacher in die Patientenakte übertragen werden. So sparen Sie mit Nelly Zeit und Aufwand und unterstützen optimal die digitale Patientenakte, die in den kommenden Jahren zum Standard in modernen Arztpraxen avancieren wird. Schaffen auch Sie jetzt in Ihrer Praxis einen digitalen Workflow. Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!

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