Empfangsbereich in der Arztpraxis optimieren: So verbessern Sie den Arbeitsplatz Ihres Praxispersonals

Der Empfangsbereich ist das Aushängeschild jeder Arzt- und Zahnarztpraxis. Hier erfolgt die Begrüßung von Patienten, die Vereinbarung von Terminen und die Abwicklung der Rechnungsstellung sowie die Abrechnung der erbrachten Leistungen mit den Kostenträgern.

Die Empfangsorganisation ist neben der Patientenkommunikation und dem Umgang mit Patienten ein weiterer entscheidender Baustein für professionellen und erfolgreichen Betrieb einer Arztpraxis sowohl für Patienten als auch für das Personal.

Um diesen Bereich optimal zu gestalten, empfiehlt es sich, einige Strategien, Maßnahmen und Aspekte zu beachten. Um diese effizient zu implementieren, benötigt es technische Optimierung.

Einsatz digitaler Tools in der Arztpraxis

Neue Technologien revolutionieren die Arbeitsweise an der Rezeption erheblich. Die traditionelle telefonische Terminvereinbarung, einst eine zentrale Aufgabe des Empfangspersonals und ein wesentlicher Teil ihrer täglichen Arbeit, wird zunehmend durch digitale Terminverwaltungssysteme ersetzt.

Darüber hinaus erleichtern z.B. digitale Anamneseformulare die tägliche Arbeit in Arztpraxen erheblich, indem sie es ermöglichen, Patientendaten schnell und effizient zu erfassen und zu aktualisieren. 

Eine Studie des PKV Instituts, an der 170 medizinische Fachangestellte (MFA) und zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) teilnahmen, zeigt eine positive Aufnahme neuer Technologien, die aktiv in den Praxisalltag integriert werden. Diese digitalen Tools vereinfachen nicht nur die Arbeit des Rezeptionspersonals, sondern tragen auch zu einer effizienteren und patientenfreundlicheren Gestaltung der Praxisabläufe bei.

Um das vollständige Potenzial digitaler Tools ausschöpfen zu können, bedarf es einer Optimierung der Soft- und Hardware in der Arztpraxis. Wir stellen die geeignetsten Möglichkeiten vor:

Optimierung der Hardware am Empfang

Die Nutzung lediglich eines Monitors in Arztpraxen kann sich als ineffizient erweisen, besonders wenn es darum geht, Patientenakten zu durchforsten, Termine zu organisieren und gleichzeitig Abrechnungen zu bearbeiten.

Um einen reibungslosen Verwaltungsprozess, einen verbesserten Workflow und eine optimale Organisation der Praxis zu ermöglichen, ist die Einrichtung eines Backoffices oder eines zusätzlichen Arbeitsplatzes ratsam. 

Darüber hinaus wird die Installation eines Doppelbildschirm-Setups oder eines breiten Widescreen-Monitors empfohlen, um einen effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen und die Produktivität signifikant zu steigern.

Vorteile eines Doppel-Bilschirms:

• Es lassen sich gleichzeitig mehrere Aufgaben erledigen. Während zum Beispiel auf einem Bildschirm der Terminkalender offen ist, kann der Empfangsmitarbeitende in der digitalen Patientenakte auf dem zweiten Bildschirm nachlesen, welchen Termin der Patienten benötigt.
• Online-Schulungen werden effizienter: Während ein Schulungsvideo auf einem Bildschirm läuft, besteht die Möglichkeit, das Tool gleichzeitig auf dem anderen Monitor zu testen.
• Weniger Fehler bei der Rechnungsstellung und Abrechnung mit Kostenstellen, da die benötigten Informationen auf dem zweiten Bildschirm recherchiert werden können, ohne dabei zwischen verschiedenen Fenstern  oder Anwendungen hin- und her wechseln zu müssen.
• Komplizierte Aufgaben wie Erstellung eines HKPs können schneller und effizienter durchgeführt werden, weil auch hier das Nachschlagen der benötigten Informationen auf dem zweiten Bildschirm möglich ist, ohne dabei das Fenster mit HKP minimieren zu müssen.
• Das Arbeiten mit mehreren Monitoren steigert die Produktivität laut einer Studie des Fraunhoferinstituts um 35 Prozent.

Vorteile eines Widescreen-Monitors:

• Ein Widescreen Monitor ermöglicht eine gute Darstellung mit hoher Auflösung der Dokumente oder Röntgenbilder in einer Zahnarztpraxis. Dies führt zu einer genauen Diagnostik und somit eine effiziente Behandlungsplanung des Arztes.
• Der Monitor sorgt für ausreichend Platz, um mehrere Anwendungen oder Fenster gleichzeitig zu erledigen. Sehr effizient ist diese Möglichkeit im E-Mail Terminerinnerungsservice: Während ein Fenster mit Terminkalendern offen ist, können im Nebenfenster E-Mails geschrieben und versendet werden, ohne dabei hin- und her klicken zu müssen.
• Ebenfalls, wie bei einem Doppel-Bildschirm, lassen sich mehrere Fenster und Anwendungen bedienen, ohne dabei hin- und her wechseln zu müssen.
• Im Vergleich zu Doppel-Bildschirmen nimmt ein Widescreen-Monitor weniger Platz ein und schafft eine aufgeräumte Arbeitsumgebung.

Optimierung der Software am Empfang

1. Der Einsatz eines digitalen Terminverwaltungssystems (BMS) entlastet das Empfangspersonal und ermöglicht eine schnelle Terminbuchung für Patienten.
2. Die Patientenkommunikation mit Erinnerungsservice der Termine via E-Mail oder Telefonanruf reduziert Terminausfälle und Leerlaufzeiten. Das Vorabausfüllen der digitalen Patientenbögen via Website oder QR-Code mit Nelly beschleunigt den Anmeldeprozess, spart Druckkosten, -zeiten und-papier.
3. Eine effiziente und schnelle Abwicklung von Rechnungsausstellungen und Zahlungen. Im besten Fall digitalisieren Sie diesen Prozess ebenfalls mit Nelly, wodurch ebenfalls das Forderungsmanagement abgegeben werden kann.
4. Sie können Rückmeldungen der Patienten durch einen digitalen Feedbackbogen einholen, um Schwachstellen zu verbessern. Auch Nelly bietet seit Neuestem das Feature “Praxisbewertung 5/5” an, mit dem Sie echtes Feedback Ihrer Patienten erhalten und mit zufriedenen Patienten gute Google Bewertungen sammeln.

Welche Aspekte gibt es beim technischen Setup zu beachten?

Der Einsatz von Doppel-Bildschirmen oder von Widescreen-Monitoren steigert die Effizienz einer Zahnarztpraxis und ermöglicht eine hochwertige Patientenbetreuung, jedoch müssen einige Aspekte beachtet werden. ‍

1. Kompatibilität: Es ist wichtig zu beachten, dass die verwendete Praxisverwaltungssoftware und andere Anwendungen mit Doppel-Bildschirmen und Widescreen-Monitoren kompatibel sind.‍
2. Ergonomie: Die Bildschirme sollten in der Höhe und Neigung einstellbar sein, um eine optimale Positionierung individuell für jede Empfangsmitarbeiterin einstellen zu können.‍
3. Bildschirmgröße: Bildschirme sollten groß genug sein, um Informationen klar und deutlich zu lesen, jedoch nicht zu groß, um nicht zu viel Platz einzunehmen und die Sichtlinie des Patienten zu beeinträchtigen.‍
4. Ästhetik: Die Bildschirme sollten sich gut in das Design des Empfangsbereichs einfügen und das Gesamtbild der Zahnarztpraxis ergänzen.‍
5. Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass nur Praxispersonal Zugriff auf die Informationen auf dem Bildschirm hat. Verwenden Sie automatische Sperren und sorgen Sie dafür, dass Unbefugte keine Einsicht bekommen.

Die Implementierung moderner Technologien im Empfangsbereich verbessert nicht nur die Effizienz der Arbeitsabläufe und den Arbeitsalltag des Empfangspersonals, sondern steigert auch deutlich die Qualität der Patientenversorgung. 

Indem Sie jetzt in Ihrer Praxis einen digitalen Workflow einführen, können Sie diese Vorteile selbst erleben. Wir bieten Ihnen eine unverbindliche und kostenlose Beratung, um Ihren individuellen Bedarf genau zu ermitteln. Kontaktieren Sie Nelly noch heute, um den ersten Schritt in Richtung einer optimierten Praxisführung zu machen!

Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

‍