Offene Sprechstunde: Effizient organisieren & richtig abrechnen

Laut Gesetz: Welche Ärzte müssen eine offene Sprechstunde anbieten? 

Nach § 7 der Vertragsärzte-Zulassungsverordnung (Ärzte-ZV) sind bestimmte Facharztgruppen verpflichtet, eine offene Sprechstunde anzubieten. 

Betroffen sind folgende Fachgruppen gemäß EBM-Kapitel:

• Augenärzte
• Chirurgen
• Dermatologen
• Gynäkologen
• HNO-Ärzte
• Kinder- und Jugendpsychiater
• Nervenärzte
• Neurochirurgen
• Neurologen
• Orthopäden
• Psychiater
• Urologen

Wie viele Stunden sind gesetzlich vorgegeben?

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) verpflichtet Ärzte und Psychotherapeuten in der Grundversorgung, wöchentlich mindestens 5 Stunden offene Sprechstunden ohne vorherige Terminvereinbarung anzubieten. Die Sprechzeiten müssen der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) gemeldet und auf der Praxiswebseite veröffentlicht werden. 

Zu beachten: 

Die genauen Regelungen können je nach Bundesland variieren. Eine Übersicht über die gesetzlichen Bestimmungen findest du in den jeweiligen Ärztekammern oder auf den Webseiten der Kassenärztlichen Vereinigungen.

Wie profitieren Patienten von offenen Sprechstunden?

Offene Sprechstunden bieten Patienten zahlreiche Vorteile:

1. Unkomplizierter Zugang: Patienten können ohne vorherige Terminvereinbarung oder Überweisungsschein kommen, was besonders bei akuten Beschwerden wichtig ist.
   
2. Schnelle Hilfe: Akute medizinische Anliegen können zeitnah behandelt werden.
   
3. Ersteinschätzungen: Patienten erhalten die Möglichkeit, ihre Symptome schnell einzuordnen und gegebenenfalls weitere Behandlungen einzuleiten.

Gut zu wissen: Falls zu viele Patienten in die offene Sprechstunde kommen, hat das Praxispersonal das Recht, weniger dringende Fälle auf eine spätere offene Sprechstunde zu verlegen. Nur bei akuten Notfällen hat ein Patient ein definitives Recht auf Behandlung in der offenen Sprechstunde.

Wie profitieren Ärzte von offenen Sprechstunden? 

Offene Sprechstunden bieten Ärzten zahlreiche Vorteile, die sowohl ihre Praxisorganisation als auch die Patientenversorgung verbessern.Durch die Möglichkeit, akute Fälle ohne vorherige Terminvereinbarung zu behandeln, können Ärzte ihre Patienten schnell und effizient versorgen. Dies führt zu einer besseren Patientenbindung, da die Patienten das Gefühl haben, dass ihre gesundheitlichen Anliegen zeitnah ernst genommen werden.

Die Leistungen in der offenen Sprechstunde werden übrigens separat abgerechnet, was eine umfassendere und finanziell vorteilhaftere Betreuung der Patienten ermöglicht.

Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Notfallbehandlungen in Kliniken. Wenn Patienten akute Probleme in der Praxis klären können, entlastet dies die Notaufnahmen. Zusätzlich ermöglicht die flexible Handhabung offener Sprechstunden den Ärzten, ihre Arbeitszeiten besser zu planen. Offene Sprechstunden können gezielt in Zeiten angeboten werden, die eine hohe Nachfrage erwarten. 

Welche Nachteile bringen offene Sprechstunden für Praxen?

Obwohl offene Sprechstunden viele Vorteile bieten, gibt es auch einige Nachteile, die Praxen berücksichtigen müssen.Ein potenzielles Problem ist die unvorhersehbare Patientenzahl. An Tagen mit hoher Nachfrage kann es zu langen Wartezeiten kommen, was sowohl für Patienten als auch für das Praxispersonal frustrierend sein kann. Diese Überlastung kann die Qualität der Versorgung beeinträchtigen, da Ärzte möglicherweise nicht ausreichend Zeit für jeden Patienten haben.

Ein weiterer Nachteil ist die Herausforderung bei der Planung. Offene Sprechstunden erfordern eine flexible Organisation des Praxisablaufs, was die tägliche Planung komplizierter machen kann. Praxen müssen sicherstellen, dass ausreichend Personal (oder effiziente Systeme) vorhanden sind, um die Patientenströme zu bewältigen, ohne dass andere geplante Termine darunter leiden.

Zusätzlich kann die Abrechnung der offenen Sprechstunden komplizierter sein, da sie separat von anderen Leistungen erfolgt. Dies kann zusätzlichen Verwaltungsaufwand für das Praxisteam bedeuten. Um diese Herausforderungen zu meistern, unterstützt Nelly Praxen bei der Digitalisierung. Dadurch können offene Sprechstunden effizienter organisiert und verwaltet werden, sodass Praxen mit weniger Aufwand mehr erreichen. Dazu später mehr.

Wie wird die offene Sprechstunde abgerechnet?

Die Abrechnung der offenen Sprechstunde erfolgt separat von anderen Leistungen und ist an spezifische Regelungen gebunden. Ärzte und Psychotherapeuten können die erbrachten Leistungen in der offenen Sprechstunde extrabudgetär abrechnen, was bedeutet, dass diese nicht in das reguläre Budget einfließen.

Die Abrechnung erfolgt in der Regel über die Kassenärztliche Vereinigung (KV), wobei die genauen Modalitäten je nach Bundesland variieren können. Die Sprechzeiten der offenen Sprechstunden müssen im Vorfeld der KV gemeldet werden, und die entsprechenden Leistungen werden gemäß den Vorgaben des einheitlichen Bewertungsmaßstabs (EBM) abgerechnet. Es ist wichtig, alle erbrachten Leistungen sorgfältig zu dokumentieren, um eine reibungslose Abrechnung zu gewährleisten. 

Praxen sollten sich zudem regelmäßig über aktuelle Änderungen in den Abrechnungsrichtlinien informieren, um sicherzustellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Wichtige Punkte zur Abrechnung der offenen Sprechstunde

• Kennzeichnung: Für die Abrechnung einer offenen Sprechstunde ist die Verwendung der Pseudo-GOP 99873O erforderlich. Das „O“ steht dabei für die offene Sprechstunde.
  
• Dokumentation im PVS: Im Praxisverwaltungssystem (PVS) muss in der Feldkennung 4103 die Vermittlungsart 4 ausgewählt werden, um die offene Sprechstunde korrekt zu kennzeichnen.
  
• Höchstgrenze für Behandlungen: Praxen sollten eine Höchstgrenze für die Anzahl der extrabudgetären Behandlungsfälle festlegen. Dabei dürfen maximal 17,5 % aller Patienten einer Praxis über die offene Sprechstunde abgerechnet werden, basierend auf den aktuellen Arztgruppenfällen.
  
• Neuer Schein bei Vorsorgeuntersuchungen: Wenn ein Patient im laufenden Quartal bereits für eine Vorsorgeuntersuchung in der Praxis war, muss für die offene Sprechstunde ein neuer Schein im PVS angelegt werden.
  
• Abrechnung bei Folgekonsultationen: Kommt der Patient zuerst in die offene Sprechstunde und später für eine Vorsorgeuntersuchung, werden alle Folgekonsultationen über den Schein der offenen Sprechstunde abgerechnet.
  
• Regionale Unterschiede: Die Abrechnungsrichtlinien können je nach Kassenärztlicher Vereinigung (KV) variieren. Daher ist es sinnvoll, sich bei der zuständigen KV über mögliche abweichende Regelungen zu informieren.

Wie Sie eine offene Sprechstunde trotz Personalmangel effizient organisieren

Die Organisation einer offenen Sprechstunde kann herausfordernd sein, insbesondere wenn das Personal knapp oder überfordert ist. Dennoch gibt es Strategien, um die Abläufe effizient zu gestalten und eine gute Patientenversorgung sicherzustellen:

1. ‍Optimale Zeitplanung: Wählen Sie die Sprechzeiten strategisch aus, um Stoßzeiten zu vermeiden. Eine frühzeitige Planung und die Berücksichtigung von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit können helfen, die Patientenzahl besser einzuschätzen.‍
2. Triage-System einführen: Implementieren Sie ein Triage-System, um Patienten nach Dringlichkeit zu sortieren. So können akute Fälle schnell behandelt werden, während weniger dringende Anliegen auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.‍
3. Flexible Personalressourcen: Überlegen Sie, ob Sie temporäre Mitarbeiter oder Teilzeitkräfte einsetzen können, um die Sprechstunden zu unterstützen. Auch das Einbeziehen von Verwaltungsmitarbeitern in einfache Aufgaben kann den Druck auf das medizinische Personal reduzieren.
4. ‍Feedback einholen: Sammeln Sie Rückmeldungen von Mitarbeitern und Patienten, um herauszufinden, welche Aspekte der offenen Sprechstunde verbessert werden können. Kontinuierliche Anpassungen helfen, die Abläufe zu optimieren.
5. ‍Effiziente Dokumentation: Nutzen Sie digitale Systeme zur Dokumentation und Abrechnung. Eine gut organisierte Praxissoftware kann den Verwaltungsaufwand minimieren und die Effizienz steigern. Da hier ein besonderes Potenzial liegt, schauen wir uns im nächsten Abschnitt digitale Lösungen noch etwas genauer an. 

Effiziente Patientenabwicklung durch digitale Praxismodernisierung

Die Digitalisierung Ihrer Praxis kann die Organisation offener Sprechstunden erheblich erleichtern und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren. 

Mit Nelly haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Prozesse zu optimieren, um die Effizienz und Patientenzufriedenheit zu steigern.

• Digitale Anamnese: Lassen Sie Patienten ihre Anamnese bequem von zu Hause aus ausfüllen. Dies spart Zeit in der Praxis und ermöglicht eine effizientere Sprechstundenorganisation.
  
• Effiziente Terminplanung und Dokumentenverwaltung: Nutzen Sie digitale Technologien wie elektronische Patientenaktenum den Arbeitsablauf zu optimieren. Nelly integriert diese Lösungen in Ihr bestehendes Praxisverwaltungssystem.
  
• Digitale Rechnungszustellung mit Factoring: Sparen Sie sich wertvolle Zeit bei der Abrechnung. Mit Nellys integrierter Factoring-Lösung übernehmen wir den kompletten Abrechnungsprozess für Sie. Dadurch entfallen zeitaufwendige Schritte wie Mahnwesen und Forderungsmanagement, sodass Sie sich voll auf Ihre Patienten konzentrieren können.
  
• Proaktives Patientenfeedback: Nelly ermöglicht es Ihnen, gezielt Feedback von Patienten einzuholen. Nach der Behandlung erhalten sie automatisierte Erinnerungen zur Abgabe ihrer Meinung. Dieses anonymisierte Feedback gibt Ihnen wertvolle Einblicke, um gezielte Verbesserungen vorzunehmen und die Patientenzufriedenheit zu steigern.

Darüber hinaus bietet Nelly maßgeschneiderte Lösungen, um spezifische Prozesse in Ihrer Praxis zu digitalisieren. So reduzieren Sie den Arbeitsaufwand des Personals und verkürzen gleichzeitig die Wartezeiten für Ihre Patienten.

Häufige Fragen

Wie lange warten Patienten bei offenen Sprechstunden?

Die Wartezeiten bei offenen Sprechstunden können stark variieren, je nach Patientenzahl und Dringlichkeit der Anliegen. In der Regel liegen die Wartezeiten zwischen 30 Minuten und mehreren Stunden. Stoßzeiten oder unvorhergesehene Ereignisse können die Wartezeiten verlängern. Eine effektive Triage und Organisation können jedoch helfen, die Wartezeiten zu minimieren.

Wie wird eine offene Sprechstunde vergütet?

Eine offene Sprechstunde wird extrabudgetär vergütet, was bedeutet, dass die erbrachten Leistungen nicht in das reguläre Budget der Praxis einfließen. Die Abrechnung erfolgt über die Kassenärztliche Vereinigung (KV) gemäß dem Einheitlichen Bewertungsmaßstab (EBM). Für die Kennzeichnung der offenen Sprechstunde ist die Pseudo-GOP 99873O erforderlich.