So optimieren Sie die Patientenaufnahme in Ihrer Arztpraxis

Was ist die Patientenaufnahme in der Arztpraxis?

Die Aufnahme eines Patienten dient dazu, vor der tatsächlichen Arzt-Behandlung vorbereitende Maßnahmen zu klären und personenbezogene Daten einzuholen. Welche Beschwerden haben die Patienten? Werden bereits Medikamente eingenommen? Und sind alle erforderlichen Einwilligungserklärungen vorhanden? Zudem lassen sich Kostenfragen wie beispielsweise Behandlungsverträge, eventuelle Zuzahlungen oder Wahlleistungen sowie datenschutzrechtlich relevante Fragen am Empfang klären.

Die Patientenaufnahme in der Arztpraxis ist oft das erste persönliche Erlebnis, welches Patienten in Ihrer Praxis erwartet. Der gesamte weitere Umgang wird durch diesen ersten Kontaktpunkt geprägt. Sie bereitet die Anamnese vor und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Arzt-Patienten-Kommunikation. Umso wichtiger ist es, bei der Aufnahme eines Patienten besonderes Augenmerk auf diesen Startpunkt zu legen.

Welche Daten werden bei der Patientenaufnahme erfasst?

Bei der Aufnahme eines Patienten sollten Sie in der Regel die folgenden Informationen erfassen: 

• Anamnese inklusive Name, Anschrift, Kontaktinformationen, Medikamente, Allergien und die Krankengeschichte
• Versicherungsstatus
• Zahlungsinformationen
• Behandlungsvertrag bei Privatpatienten

Der Prozessablauf einer Patientenaufnahme

Der Prozess der Patientenaufnahme beginnt für gewöhnlich mit einem Erstaufnahmebogen beziehungsweise einem Anamnesebogen für Bestandspatienten. Mit ihm werden alle behandlungsnotwendigen Daten sowie datenschutzrechtlich relevante Anfragen erhoben. Da die Datenerhebung in vielen Arztpraxen noch ganz klassisch mit Klemmbrett und Stift erfolgt, müssen Sie oder Ihr Praxisteam die Informationen anschließend über Ihr Praxisverwaltungssystem in die digitale Patientenakte Ihrer Patienten übertragen. Gerade dieser Prozess gestaltet sich im Praxisalltag mühsam und zeitaufwendig: Die Bögen sind nicht vollständig ausgefüllt, Unterschriften fehlen, die Schrift ist unleserlich und Übertragungsfehler sind vorprogrammiert. 

Anschließend erfolgt die Archivierung des Erstaufnahmebogens sowie alle weiteren im Prozess der Patientenaufnahme entstandenen Dokumente anhand eines Papierablagesystems. Für gewöhnlich werden diese Dokumente zusätzlich mithilfe eines Scanners digitalisiert – und auf das Papier wird nie wieder zurückgegriffen.

Im letzten Schritt besprechen Ärzte im persönlichen Gespräch mit Ihren Patienten die Angaben auf dem Anamnesebogen sowie eventuelle Allergien, Erkrankungen und Medikamente. Gerade hier offenbart sich das Problem von Papierfragebögen aus Patientensicht: Bleibt Ihnen als Arzt vor dem Patientengespräch keine Zeit für die Sichtung, werden die Fragen oft wiederholt durchgegangen. Die Folge: Ihre Patienten gewinnen den Eindruck, diese unnötigerweise beantwortet zu haben.

Was ist eine digitale Patientenaufnahme?

Eine digitale Patientenaufnahme digitalisiert den Prozessablauf der Patientenaufnahme. Von ihrem Smartphone können die Patienten und Patientinnen alle wichtigen Dokumente ausfüllen und unterschreiben – und das sogar schon vor dem Praxisbesuch bequem von zuhause aus!

Tipp: Sie möchten den Ablauf der Patientenaufnahme in Ihrer Arztpraxis einfacher und schneller gestalten? Nelly hilft Ihnen dabei, diesen Prozess zeitsparend zu erledigen und reduziert zudem Ihren Papierverbrauch um bis zu 80 Prozent.

Patienten richtig aufnehmen: Eine Checkliste

Die Patientenaufnahme ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Praxisbetriebs und viele Angaben sind sogar gesetzlich verpflichtend. Was also gehört dazu? Unsere Checkliste für die Patientenaufnahme für Zahnärzte sowie Allgemeinmediziner verrät es Ihnen.

1. Die Anamnese

Generell sollten Sie immer die Stammdaten Ihrer Patienten erfassen. Dazu gehören heutzutage nicht nur der Name, die Anschrift und die Kontaktinformationen, sondern auch Angaben zu Medikamenten, Allergien und zur Krankengeschichte. Allgemeinmediziner können dabei die Anamnese mündlich abfragen und während der Konsultation dokumentieren. Zahnärzte hingegen sind zu einem Anamnesebogen verpflichtet.

Tipp: Die Anamnese ist zwar Pflicht für den Zahnarzt  – nicht aber für Patienten. Halten Sie jedoch die Informationen für die Behandlung unerlässlich, können Sie diese verweigern.

Für alle medizinisch relevanten Informationen lohnt es sich, die Seiten der Kassenärztlichen Vereinigungen oder Kammern der jeweiligen Berufsgruppen zu besuchen. Hier werden meist kostenlose Vorlagen für Anamnesebögen zur Verfügung gestellt.

Im besten Fall führen Ihre Patienten auch einen Medikamentenplan sowie einen Allergiepass mit sich. Allergologen, Allgemeinmediziner und Gynäkologen sollten ihre Patienten vor dem Praxisbesuch zudem an den Impfpass erinnern. Führen Sie eine Zahnarztpraxis, können Sie zudem an das Bonusheft erinnern.

Tipp: Laut dem Patientenrechtegesetz sollten Sie die Anamnesedaten regelmäßig abfragen und immer auf dem aktuellsten Stand halten. Denn bisherige Angaben können veraltet sein und neue, wichtige Informationen leicht übersehen werden. 

2. Datenschutzerklärung

Medizinische Daten zu verwalten und zu nutzen ist in Deutschland sehr genau geregelt. Einen guten Überblick über die Themen „Erhebung personenbezogener Daten”, „Datenschutz für die Praxis” und „Zusammenarbeit mit Dienstleistern” bietet die KBV auf ihrer Website. Hier wird nicht nur genau erklärt, worauf zu achten ist, sondern sie stellt auch Musterexemplare bereit, die fachbereichsübergreifend funktionieren.

3. Versichertenstatus 

Die Abfrage des Versichertenstatus gehört zum Standard bei dem Prozess der Patientenaufnahme. Im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung sind Ärzte nach der Regelung des § 294 SGB V sogar verpflichtet, die Krankenkassenkarte einzulesen.

4. Rechnungsabtretung

Wenn auch Ihre Praxis Rechnungen fakturiert oder zur Überprüfung an einen Abrechnungsservice weiter leitet, kennen Sie wahrscheinlich diese Zettel. In jedem Fall bekommen Sie diese von Ihrem Fakturierer und Ihrer Abrechnungsstelle. 

Tipp: Nelly bietet Ihnen eine Alternative zum Fakturieren an, die jeder Praxis nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart und dabei noch das Erlebnis des Praxisbesuches für Ihre Patienten verbessert.

‍5. Drittanbieter

Sollten Sie mit Unternehmen wie z. B. Doctolib zusammenarbeiten, verlangen diese teilweise eine Einwilligung der Patienten zur Kontaktaufnahme oder ggf. Nutzung gewisser Daten. Im Zweifel lohnt es sich, beim jeweiligen Unternehmen direkt nachzufragen.

6. Dokumentationspflicht

Laut § 630 f BGB des Patientenrechtsgesetzes müssen Ärzte die Patientenakte und alle in diesem Zusammenhang erhobenen Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahren. Diese Dokumentationspflicht kostet im Alltag leider viel Zeit. Mit einer digitalen Lösung wie Nelly können Sie sich diesen Aufwand ersparen.

Digitale Patientenaufnahme mit Nelly

Durchschnittlich 8 Minuten stehen Ärzten für das Gespräch mit ihren Patienten zur Verfügung. Aufgrund dieser Tatsache ist es für Sie und Ihr Praxisteam oft eine Herausforderung, alle wichtigen Informationen für eine erfolgreiche Behandlung zu erheben. Zudem verzögern zeitaufwendige Aufgaben wie das Scannen und Archivieren der erforderlichen Dokumente den Praxisalltag.

Für diese Probleme gibt es Nelly: Nelly digitalisiert den gesamten Prozess der Patientenaufnahme in Ihrer Arztpraxis und verwaltet den damit einhergehenden Papierkram direkt online. Damit gehören gedruckte Anamnesebögen, Papierdokumentationen oder auch Unterschriften hinterherjagen der Vergangenheit an.

Check-In bequem von Zuhause dank Nelly

Mit Nelly kann die Patientenaufnahme in der Arztpraxis sogar schon vor dem eigentlichen Patientenbesuch erfolgen. Mit einem Klick schicken Sie Ihren Patienten ganz einfach einen Link zum digitalen Anamnesebogen. Alle erforderlichen Formulare lassen sich direkt von dem Smartphone Ihrer Patienten bequem von zuhause oder in der Arztpraxis ausfüllen. Eine anschließende DSGVO-konforme digitale Unterschrift schließt den Prozess ab.

Der Vorteil: Sie als Arzt erhalten schon vor dem Patientengespräch eine ausführliche Vorab-Anamnese mit allen notwendigen Details zu Ihren Patienten. Das spart Ihnen und Ihrem Personal nicht nur Zeit, Ressourcen und Kosten, sondern schont auch die Umwelt: Mit Nelly verbrauchen Sie 80 Prozent weniger Papier, sparen bis zu 90 Minuten Zeit am Tag und senken Ihre Zahlungsgebühren um bis zu 30 Prozent. Klingt gut? Dann digitalisieren Sie jetzt Ihre Arztpraxis mit Nelly! Wir beraten Sie unverbindlich und kostenlos zu Ihrem individuellen Fall!

Jetzt Nelly kontaktieren!

Die in diesem Artikel verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf alle Personen. Auf eine Doppelnennung und gegenderte Bezeichnungen wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.