Praxisverwaltungssystem - so wählen Sie die passende Software

Was ist ein Praxisverwaltungssystem?

Das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist eine Software für die speziellen Bedürfnisse von Arztpraxen und gehört zur Grundausrüstung niedergelassener Ärzte und Psychotherapeuten. Gebräuchliche Synonyme sind Praxisinformationssystem (PIS), Arztinformationssystem (AIS) oder einfach nur Praxissoftware. Die wichtigsten Funktionen eines PVS umfassen das Dokumentenmanagement, die Patientenverwaltung sowie die Buchhaltung und Kommunikation. 

Entscheidend ist die Anbindung an einen KIM-Dienst, um auf die staatliche Telematikinfrastruktur zugreifen zu können. Nur auf diese Weise können Anwendungen wie die Abrechnung mit einer Kassenärztlichen Vereinigung (KV), die elektronische Patientenakte oder das E-Rezept genutzt werden.

Typische Herausforderungen mit einem Praxisverwaltungssystem

Wie jede Software bedarf auch ein Praxisverwaltungssystem regelmäßiger Updates, um dauerhaft sicher und störungsfrei zu funktionieren. Diese Updates können im stressigen Praxisalltag schnell untergehen. Viele PVS-Anbieter setzen deshalb mittlerweile auf Software as a Service (SaaS) und bieten die Wartung und Pflege ihrer Software im Abo-Modell an. 

Doch auch Updates schützen nicht immer vor einem Ausfall. Wie eine Umfrage unter Berliner Ärzten zeigt, ist fast die Hälfte aller Arztpraxen mehrfach im Monat mit Problemen konfrontiert, die mit dem Praxisverwaltungssystem und der Telematikinfrastruktur zu tun haben. Ein Viertel erlebt sogar wöchentliche Abstürze der Praxissoftware.

Ein Wechsel des PVS kommt laut der Befragten aber nicht in Frage, weil der Aufwand und die Angst vor einem Datenverlust zu groß sind. 70% derjenigen, die ihre Praxissoftware bereits gewechselt hatten, gaben hingegen an, dass sich der Wechsel gelohnt hätte.

Darf ein PVS in die Cloud?

Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur ist eine Form des Cloud-Computing. Doch dürfen Praxisverwaltungssysteme darüber hinaus Cloud-Anwendungen anbieten? Die Antwort ist ja, wenn personenbezogene Daten angemessen geschützt werden. 

Wichtig ist, dass der Cloud-Dienstleister selbst keinen Zugriff auf die hochsensiblen Patientendaten hat. Andernfalls würde die ärztliche Schweigepflicht verletzt. Dazu sind Verschlüsselungstechnologien notwendig, deren Schlüsselmaterial ausschließlich der Arztpraxis vorbehalten ist.

Tatsächlich bieten PVS mit Cloudanbindung Ihrer Praxis entscheidende Vorteile, vor allem weil Arztpraxen ihre Aufzeichnungen 10 Jahre vorhalten müssen. Dadurch sammeln sich auf Dauer riesige Datenmengen an. Ein Speichern in der Cloud beugt Platzmangel auf lokalen Datenträgern vor. 

Zudem erlaubt die Cloudanbindung ein standortunabhängiges Arbeiten. Dadurch können Ärzte und MFAs geeignete Verwaltungsaufgaben auch im Home Office erledigen. Diese Möglichkeit macht Ihre Arztpraxis als Arbeitgeber attraktiv und kann bei der Personalsuche helfen.

Was sind die Hauptkriterien für die Auswahl eines Praxisverwaltungssystems?

Da eine der zentralen Funktionen eines Praxisverwaltungssystems die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen ist, müssen PVS von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) zugelassen werden. Dieser Umstand gewährleistet wichtige Grundfunktionalitäten und Sicherheit. 

Trotz strenger Auflagen gibt es eine Vielzahl an Anbietern und mitunter große Unterschiede im Leistungsumfang. Hier den Überblick zu behalten ist nicht einfach. Als Hilfestellung haben wir die wichtigsten Kriterien zusammengefasst, die Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten:

• Fachrichtung: Praxisverwaltungssysteme müssen fachspezifische Prozesse unterstützen, wie etwa den PAP-Abstrich beim Gynäkologen oder die Audiometrie beim HNO. Es ist wichtig, dass Ihr Anbieter ein auf Ihre Fachrichtung spezialisiertes PVS bereitstellt. So erhalten Sie alle wichtigen Funktionen und im Idealfall trotzdem eine schlanke Bedienoberfläche.
• Praxisgröße: Die Größe Ihrer Praxis beeinflusst ebenfalls die Auswahl der Praxissoftware. Eine Einzelpraxis hat andere Anforderungen als eine Gemeinschaftspraxis oder ein MVZ. Skalierbarkeit und Flexibilität sind daher wichtige Kriterien, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen Ihrer Praxisgröße gerecht werden kann. 
• Kompatibilität: Die Kompatibilität der Praxissoftware ist von entscheidender Bedeutung für die nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und medizinische Geräte. Schnittstellen ermöglichen beispielsweise den reibungslosen Datenaustausch mit Medizingeräten (GDT) oder den Labordatentransfer (LDT). Darüber hinaus muss das PVS mit Ihrem vorhandenen Betriebssystem kompatibel sein – sei es Microsoft, macOS oder Linux.
• Funktionen: Jedes Praxisverwaltungssystem muss bestimmte Grundfunktionen abdecken, um die täglichen Abläufe in Ihrer Arztpraxis abzubilden. Dazu gehören das Patientenmanagement, die medizinische Dokumentation und die Abrechnung. Darüber hinaus können Zusatzmodule die Kommunikation mit den Patienten erleichtern, z. B. durch Telemedizin oder Online-Terminbuchungen. Die KBV veröffentlicht Zulassungslisten, aus denen alle zugelassenen Funktionalitäten des jeweiligen PVS hervorgehen.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzerfreundlichkeit der Praxissoftware ist entscheidend für die Akzeptanz und Effizienz im Praxisalltag. Eine intuitive Benutzeroberfläche, logische Menüstrukturen und eine einfache Navigation tragen dazu bei, dass sich Ihr Praxispersonal schnell mit der Software vertraut machen kann. Schulungen und Support sind ebenfalls wichtige Faktoren, um sicherzustellen, dass Sie bei Fragen oder Problemen stets zeitnah Unterstützung erhalten.
• Kosten: Nicht zuletzt sind die Kosten entscheidend bei der Anschaffung eines Praxisverwaltungssystems. Diese in Relation zum Funktionsumfang zu vergleichen ist oft schwierig. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, ein PVS zu kaufen oder als SaaS-Variante zu mieten.

Hinweis: Sie können den Funktionsumfang Ihres bestehenden PVS auch ganz einfach durch DSGVO-konforme Zusatz-Tools wie Nelly erweitern. Nelly bietet sichere Schnittstellen für alle gängigen PVS. Auf diese Weise bleiben Ihnen aufwendige Umstellungen erspart und Sie profitieren trotzdem von neuen Annehmlichkeiten wie einer digitalen Anamnese oder effizienten Rechnungszustellung mit Factoring.

Fazit: So optimieren Sie Ihr PVS

Das Praxisverwaltungssystem gehört zur grundlegenden IT in der Arztpraxis. Schon im Basispaket sind Anwendungen wie die elektronische Patientenakte oder elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen enthalten. Diese gesetzlich verankerten Funktionen sollen die Digitalisierung und damit die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe unterstützen.

Umso wichtiger ist eine möglichst reibungslose und intuitive Funktionalität. Diese ist leider nicht immer gegeben. Regelmäßige Updates sind hier unverzichtbar, um die Störanfälligkeit zu minimieren und eine hohe Sicherheit im Umgang mit sensiblen Patientendaten zu gewährleisten. 

Besonders viel Optimierungspotenzial für die Prozesse in Ihrer Arztpraxis steckt aber in den Zusatzfunktionen, die ein Praxisverwaltungssystem bieten kann – oder eine ergänzende Software wie Nelly. Das umfasst beispielsweise web-basierte Anwendungen zur Arzt-Patienten-Kommunikation und eine weitreichende Automatisierung von Routineaufgaben. 

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